Как прошивать и правильно вносить исправления в книгу по учету движения трудовых документов

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Для организации работы с трудовыми книжками и определения ответственности за их учет и сохранность на предприятиях заводится книга движения учета трудовых книжек.

Она представляет собой простой рабочий журнал, который состоит из 13 граф, обязательных для заполнения.

Большинство руководителей обязанности по заполнению данного журнала и его хранению возлагают на специалистов отдела кадров, работников бухгалтерской службы и секретарей.

Законодательством не запрещается поручать данные функции любым другим специалистам.

В книге учета движения трудовых книжек делаются отметки о следующих фактах:

  • получение трудовой от принятого на работу сотрудника;
  • оформление книжки при ее отсутствии или потере;
  • выдача дубликата (если это необходимо);
  • возврат трудовой сотруднику при увольнении.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

Существуют следующие правила по заполнению книги учета движения трудовых книжек:

  1. В первом столбце отражается номер заполняемой строки. Все отметки в журнале должны идти по порядку от первой до последней без исключения.
  2. В столбцы со второго по четвертый арабскими цифрами вносится дата записи в журнал. Следует принять во внимание тот факт, что она может и не совпадать с датой приема сотрудника на работу. Например, если у работника при устройстве на работу будет отсутствовать трудовая и необходимо будет ее завести. Согласно законодательству РФ период оформления книжки может достигать 7 дней.
  3. В пятый столбец вносятся фамилия, имя и отчество работника. Образец для заполнения в данной ситуации — это паспорт. Внесенные в журнал данные должны совпадать с данными в документе, удостоверяющем личность работника. Например, если в паспорте имя «Наталия» записано с буквой «и», то отметка в журнале «Наталья» с буквой «ь» будет являться нарушением.
  4. В шестой столбец записываются серия и номер бланка книжки. Форма отражения данной информации в бланках может отличаться. Причиной этого могут являться различные нормы оформления в зависимости от даты изготовления бланков.
  5. В седьмом и восьмом столбцах отражаются наименование должности (специальности или профессии) и отдел (служба) будущего работника. Эта информация обязательно должна соответствовать данным из трудового договора. Например, если работника приняли на должность «секретарь учебной части», то запись в журнале «секретарь факультета» будет неправильна.
  6. В девятый столбец вносятся реквизиты документа, на основании которого сотрудник был принят на работу в организацию. В большинстве случаев в роли такого документа выступает приказ руководителя организации. Следует учесть, что его номер вписывается после даты утверждения. Информация в данную графу не вносится при условии выдачи вкладыша. В такой ситуации ставится прочерк.
  7. В десятом столбце ставится подпись лица, на которое возложили обязанность по учету и хранению трудовых книжек.
  8. Одиннадцатый столбец отражает сумму денежных средств, уплаченную работником при условии выдачи ему трудовой. Такая сумма не установлена законодательством и формируется из средств, затраченных организацией на приобретение такого рода документа. Данная информация вносится в журнал только в том случае, если работник получает книжку впервые.
  9. Двенадцатый и тринадцатый столбцы заполняются в случае прекращения трудовых отношений нанимателя и работника. Вписывается дата последнего дня работы сотрудника и ставится его подпись. В случае неявки работника в организацию для получения своих документов ему высылается уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать их.

Заполнение документа осуществляется от руки и в хронологической последовательности.

Поэтому специалистами, которые вносят туда информацию, могут быть допущены различного рода ошибки.

Исправления в книге учета движения трудовых книжек допускаются и не классифицируются как нарушение.

Существуют следующие способы исправления ошибок:

  • неправильно внесенные данные зачеркивается, а правильная информация вносится рядом с пометкой «Исправленному верить». Под ней ставится дата и подпись лица, которое вносит соответствующие изменения в документ;
  • неправильно внесенные данные не зачеркиваются, а под ними в том же столбце делается пометка «Запись недействительна» и вносятся правильные данные.

Из этих двух способов специалисты отдают предпочтение второму, так как для внесения исправлений в документ согласно первому способу необходимо наличие специально отведенного для этого места, которого в книге может и не быть.

При оформлении книги учета существуют следующие требования к ее внешнему виду, которые необходимо принять во внимание:

  1. У журнала должна быть твердая обложка, которая может использоваться продолжительное время.
  2. Все листы необходимо пронумеровать, и нумерация должна быть сквозная. Делается это для того, чтобы не нарушать целостность книги.
  3. Все листы должны соответствовать форме, утвержденной законодательством РФ.
  4. На задней обложке журнала должна располагаться заверительная запись с указанием количества пронумерованных и прошнурованных страниц, а также подпись руководителя организации.

Срок хранения данного документа 50 лет. Поэтому, как прошить книгу учета движения трудовых книжек так, чтобы она прослужила как можно дольше, — вопрос, возникающий у специалистов, должностные обязанности которых подразумевают ее хранение.

Одни специалисты в качестве материала для прошивки выбирают шпагат или тонкую ленту. При таком выборе прошивка будет грубовата на ощупь, что, возможно, затруднит использование книги в работе.

Другие специалисты выбирают простые нитки. При таком способе прошивки необходимо будет сделать много стежков, что может привести к изменению внешнего вида книги.

Хорошим материалом для прошивки является прошивная нить ЛШ-210, которая обладает достаточной прочностью, устойчивостью к истиранию и сырости.

После полного заполнения книги заводится следующая. Старая не сдается в архив, так как ее используют при увольнении сотрудников.

zakonadmnin
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
  • +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
  • +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
   
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
  • +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
  • +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
   
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: