Для организации работы с трудовыми книжками и определения ответственности за их учет и сохранность на предприятиях заводится книга движения учета трудовых книжек.
Она представляет собой простой рабочий журнал, который состоит из 13 граф, обязательных для заполнения.
Большинство руководителей обязанности по заполнению данного журнала и его хранению возлагают на специалистов отдела кадров, работников бухгалтерской службы и секретарей.
Законодательством не запрещается поручать данные функции любым другим специалистам.
В книге учета движения трудовых книжек делаются отметки о следующих фактах:
получение трудовой от принятого на работу сотрудника;- оформление книжки при ее отсутствии или потере;
- выдача дубликата (если это необходимо);
- возврат трудовой сотруднику при увольнении.
Правила заполнения книги движения трудовых книжек
Существуют следующие правила по заполнению книги учета движения трудовых книжек:
- В первом столбце отражается номер заполняемой строки. Все отметки в журнале должны идти по порядку от первой до последней без исключения.
- В столбцы со второго по четвертый арабскими цифрами вносится дата записи в журнал. Следует принять во внимание тот факт, что она может и не совпадать с датой приема сотрудника на работу. Например, если у работника при устройстве на работу будет отсутствовать трудовая и необходимо будет ее завести. Согласно законодательству РФ период оформления книжки может достигать 7 дней.
В пятый столбец вносятся фамилия, имя и отчество работника. Образец для заполнения в данной ситуации — это паспорт. Внесенные в журнал данные должны совпадать с данными в документе, удостоверяющем личность работника. Например, если в паспорте имя «Наталия» записано с буквой «и», то отметка в журнале «Наталья» с буквой «ь» будет являться нарушением.- В шестой столбец записываются серия и номер бланка книжки. Форма отражения данной информации в бланках может отличаться. Причиной этого могут являться различные нормы оформления в зависимости от даты изготовления бланков.
- В седьмом и восьмом столбцах отражаются наименование должности (специальности или профессии) и отдел (служба) будущего работника. Эта информация обязательно должна соответствовать данным из трудового договора. Например, если работника приняли на должность «секретарь учебной части», то запись в журнале «секретарь факультета» будет неправильна.
- В девятый столбец вносятся реквизиты документа, на основании которого сотрудник был принят на работу в организацию. В большинстве случаев в роли такого документа выступает приказ руководителя организации. Следует учесть, что его номер вписывается после даты утверждения. Информация в данную графу не вносится при условии выдачи вкладыша. В такой ситуации ставится прочерк.
В десятом столбце ставится подпись лица, на которое возложили обязанность по учету и хранению трудовых книжек.- Одиннадцатый столбец отражает сумму денежных средств, уплаченную работником при условии выдачи ему трудовой. Такая сумма не установлена законодательством и формируется из средств, затраченных организацией на приобретение такого рода документа. Данная информация вносится в журнал только в том случае, если работник получает книжку впервые.
- Двенадцатый и тринадцатый столбцы заполняются в случае прекращения трудовых отношений нанимателя и работника. Вписывается дата последнего дня работы сотрудника и ставится его подпись. В случае неявки работника в организацию для получения своих документов ему высылается уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать их.
Заполнение документа осуществляется от руки и в хронологической последовательности.
Поэтому специалистами, которые вносят туда информацию, могут быть допущены различного рода ошибки.
Исправления в книге учета движения трудовых книжек допускаются и не классифицируются как нарушение.
Существуют следующие способы исправления ошибок:
неправильно внесенные данные зачеркивается, а правильная информация вносится рядом с пометкой «Исправленному верить». Под ней ставится дата и подпись лица, которое вносит соответствующие изменения в документ;- неправильно внесенные данные не зачеркиваются, а под ними в том же столбце делается пометка «Запись недействительна» и вносятся правильные данные.
Из этих двух способов специалисты отдают предпочтение второму, так как для внесения исправлений в документ согласно первому способу необходимо наличие специально отведенного для этого места, которого в книге может и не быть.
При оформлении книги учета существуют следующие требования к ее внешнему виду, которые необходимо принять во внимание:
- У журнала должна быть твердая обложка, которая может использоваться продолжительное время.
- Все листы необходимо пронумеровать, и нумерация должна быть сквозная. Делается это для того, чтобы не нарушать целостность книги.
- Все листы должны соответствовать форме, утвержденной законодательством РФ.
- На задней обложке журнала должна располагаться заверительная запись с указанием количества пронумерованных и прошнурованных страниц, а также подпись руководителя организации.
Срок хранения данного документа 50 лет. Поэтому, как прошить книгу учета движения трудовых книжек так, чтобы она прослужила как можно дольше, — вопрос, возникающий у специалистов, должностные обязанности которых подразумевают ее хранение.
Одни специалисты в качестве материала для прошивки выбирают шпагат или тонкую ленту. При таком выборе прошивка будет грубовата на ощупь, что, возможно, затруднит использование книги в работе.
Другие специалисты выбирают простые нитки. При таком способе прошивки необходимо будет сделать много стежков, что может привести к изменению внешнего вида книги.
Хорошим материалом для прошивки является прошивная нить ЛШ-210, которая обладает достаточной прочностью, устойчивостью к истиранию и сырости.
После полного заполнения книги заводится следующая. Старая не сдается в архив, так как ее используют при увольнении сотрудников.
