Положение о командировках разрабатывается на основании норм Трудового кодекса и постановления правительства от 13 октября 2008 года № 749, в редакции от 29 июля 2015 года № 771, а также особенностей деятельности организации.
Если служебные поездки на предприятии — редкость, положение утверждать необязательно; если же работа в каких-либо отделах или должностях требует регулярных командировок, то индивидуальный график и порядок оплаты труда таких специалистов целесообразно рассмотреть в положении.
Образец приказа на командировку директора
При оформлении приказа на командировку директора в 2018 году можно руководствоваться положением о командировках образца 2017 года, поскольку:
данное положение не является обязательным документом, соответственно, не имеет утвержденной формы, в организации может использоваться любой образец;- в законодательство о командировках на 2018 год не были внесены существенные изменения, требующие редактирования данного локального акта.
Если в организации локальный акт о командировках отсутствует, образец приказа об утверждении положения о командирвках следует разработать, приняв во внимание специфику командирования сотрудников разных отделов, в т. ч. занимающих руководящие должности.
В частности, при командировании директора требуется учесть два важных момента:
- Если согласно уставу в организации назначено лицо, имеющее право составлять и подписывать распорядительные документы, кроме директора, этот сотрудник подписывает приказ, а директор ставит свою подпись в строке с записью «Ознакомлен». В противном случае руководитель сам подписывает документ, а в строке «Ознакомлен» ставит дату.
- На время служебной поездки руководитель делегирует заместителю либо иному сотруднику все или некоторые свои полномочия. Возможно назначение нескольких уполномоченных лиц с разными функциями. Кроме приказа о назначении исполняющих обязанности, для передачи права подписи составляется доверенность.
Деловая поездка директора оплачивается и оформляется на общих условиях.
По общему правилу, рейтинг отеля (количество звезд), категория номера и уровень комфорта транспортных средств для руководителя предусматриваются выше, чем для подчиненных, но условия оплаты должны быть едиными для всех сотрудников.
Приказ о командировании директора хранится от 5 (для командировок по РФ) до 75 лет.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки
Локальное положение о командировках разрабатывается на основании Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением № 749, и вносимых в него в последующих редакциях изменений.
В частности, из Положения были исключены нормы об обязательном составлении отчета о результатах командировки (допустимо представлять только авансовый отчет) и о подписании руководителем служебного задания.
Нормы документа посвящены:
- понятию командировки;
- порядку ее оформления;
- способам оплаты расходов, в т. ч. произведенных на территории РФ, СНГ и других стран;
- особенностям однодневных командировок;
- специфике командирования отдельных категорий работников;
- правилам учета дней командирования, в т. ч. выходных и праздничных, и т. д.
В рамках Положения выделим нормы, которые часто не принимаются во внимание либо нарушаются:
- если работник заболел во время командировки, его расходы в дни болезни компенсируются в том же порядке, что и расходы за остальные дни служебной поездки;
- так же компенсируются и расходы в связи с задержкой в пути по не зависящим от сотрудника обстоятельствам;
- суточные при командировках по РФ выплачиваются в рублях, в случае служебных поездок за границу — в иностранной валюте (за дни проезда по РФ на пути в другую страну — тоже в рублях);
- при однодневных поездках за границу размер суточных составляет 50%.
Кроме суточных, согласно Положению работнику компенсируются расходы на транспортировку, проживание и другие, произведенные с целью выполнения задач служебной поездки (локальным положением можно предусмотреть обязательное согласование таких расходов с руководителем).
При направлении за границу сотрудникам также компенсируются консульский сбор для оформления визы, стоимость медицинской страховки, сборы в аэропортах и другие обязательные для выезда за границу расходы.
На составление авансового отчета в соответствии с Положением работнику предоставляется 3 рабочих дня.
Нормы Положения можно полностью или частично продублировать в локальном нормативном акте, а также дополнить иными пунктами, не ухудшающими условия командирования работников, установленные Положением.
Авансовый отчет по командировке
Возмещение расходов, связанных со служебными командировками, производится в соответствии с нормами локального положения на основании авансового отчета, который в 2018 году является единственным обязательным документом, составляемым по результатам служебной поездки.
К отчету командированный сотрудник прикладывает документы, подтверждающие все его расходы: проездные билеты, ваучеры из гостиницы, чеки об оплате услуг, путевые листы при поездках на личном транспорте и др.
Перечень документов, принимаемых в качестве подтверждения затрат сотрудника, наниматель вправе утвердить самостоятельно.
При отсутствии документального подтверждения расходы компенсируются в суммах, утвержденных в локальном нормативном акте, для такой ситуации организации часто устанавливают норму в процентах от суточных.
Авансовый отчет необходим бухгалтерии для своевременного оформления расчетов с работником: выплаты ему сумм израсходованных личных средств или, наоборот, возврата в кассу организации сумм аванса, выданных сверх суммы израсходованных средств. При отсутствии отчета бухгалтер не сможет обосновать проверяющим начисления в адрес командированного сотрудника.
В 2018 году суточные не облагаются НДФЛ в сумме:
- 700 руб. при командировании в пределах РФ;
- 2500 руб. при служебных поездках за границу.
Если иное не закреплено в локальном положении о командировках, при поездках по территории РФ продолжительностью менее чем сутки суточные не выплачиваются (но компенсируются иные подтвержденные расходы).
