Расчет заработной платы представляет собой сложную систему, требующую специального рассмотрения и подготовки до непосредственного внедрения в деятельность предприятия.
Довольно важным является этап, предшествующий внедрению, который может повлиять на успех или неудачу реализации зарплаты.
Есть три области, на которые следует обратить внимание.
Первая — это процессы. Какие ключевые процессы расчета заработной платы важны для организации? В первую очередь, процессы в деятельности организации должны быть документированы.
Для некоторых компаний процесс расчета заработной платы может быть простым.
Тем не менее, большинство компаний имеют достаточно сложные процессы оплаты с сочетанием сотрудников, находящихся на окладе и «временных» сотрудников, а также с учетом комиссионных продаж, годового отпуска и отпуска по болезни, которые могут варьироваться для разных типов сотрудников или различного стажа работы.
Схемы компенсации и бонусы добавляют сложности.
Другой процесс, который следует рассмотреть — это процесс увольнения.
Это часто самый игнорируемый бизнес-процесс.
Тем не менее, существуют нормативные требования, связанные с безопасностью и рисками, которые могут дорого обойтись организации в случае, если нормативы, касающиеся данного процесса, будут не выполнены.
Прекращение работы сотрудников затрагивает практически все аспекты процессов начисления заработной платы, от перевода пособий и правил перехода на пенсию до пособий по безработице.
Уволенные сотрудники больше не должны иметь доступ к вашим внутренним системам и информации, за чем порой работодатель забывает проследить непосредственно после прекращения деятельности работника на предприятии.
Возмещение расходов может осуществляться с помощью кредиторской задолженности. Однако, если расходы возмещаются через зарплату, то отдел расчета заработной платы и система должны будут включить этот процесс в реализацию.
Процесс расчета заработной платы отличается для разных типов сотрудников.
Сотрудникам, получающим зарплату по окладу, не понадобится учитывать свое время, проведенное на работе, но сдельные сотрудники получают заработную плату а количество отработанных часов.
У работников, занятых неполный рабочий день, может быть другой сценарий. Эти типы различных бизнес-процессов имеют далеко идущие последствия во время внедрения программного обеспечения расчета заработной платы.
HR-процессы, такие как управление выгодами, хотя и не привязанные напрямую к платежной ведомости, имеют последствия для расчета заработной платы и поэтому нуждаются в анализе.
Там, где расчеты и отчисления вводятся в систему начисления заработной платы, следует учитывать и планировать их, а также наличие изменений в этих элементах: вычитаются ли эти выплаты в каждой зарплате или только один раз в месяц, являются ли эти пособия облагаемыми налогом, когда эти отчисления вступают в силу для нового сотрудника и так далее.
Во время процесса анализа и документирования бизнес-процессов для предприятия станет очевидным, что существуют процессы, которые являются излишними, ненужными или нуждаются в изменении.
Для этого необходимо оптимизировать и стандартизировать процессы в максимально возможной степени.
Это является следующим этапом аналитической деятельности, требующим отдельной обработки и анализа для последующей оптимизации и внедрения измененных процессов на предприятии или в отдельных его отделах.
Данные об уволенных сотрудниках также важны для нормативных, исторических и исследовательских целей. Эти данные могут быть необходимы для судебных или нормативных целей.
Если у предприятия есть политика, позволяющая бывшим сотрудникам вернуться с прежним стажем, придется учитывать это в стратегии преобразования данных.
Следует определить, как будут собираться данные для новой системы начисления заработной платы.
Например, если организация работает в более чем одной стране, нужно решить, как будет отслеживаться изменение налогового законодательства и законов о занятости, так как для отдельного филиала компании, находящегося в другой стране, будут действовать несколько иные законы, касающиеся налогообложения, распределения заработной планы и функционирования предприятия в целом.
Наконец, необходимо определить «сторонних игроков». Это поставщики предприятия, федеральные, государственные и местные органы власти, а также банки.
Если предприятие использует сторонних разработчиков для обработки платежных ведомостей и нормативных заявок, их требования должны быть включены в стратегию внедрения программного обеспечения для планирования фонда заработной платы.
Правительственные учреждения играют решающую роль в реализации расчета заработной платы.
Помимо отчетности по налогам существуют различные законы о труде, которым должна соответствовать организация.
Также не следует забывать про банки. Если предприятие собирается использовать третью сторону для обработки зарплаты, банк должен будет получать уведомления об этом.
Многие компании имеют разные счета и даже разные банки для операций и начисления заработной платы.
Поэтому необходимо убедиться, что компания идентифицирует различные транзакционные требования, а также любые необходимые элементы данных, которые потребуются каждому банку.
Внедрение системы начисления заработной платы требует умного планирования на лицевой стороне.
Обработка расчета заработной платы не связана с клиентами, и поэтому может быть поставлена задача привлечь внимание руководства или ресурсы.
Тем не менее, это сложная система, и если ее не спланировать правильно, это может привести к ошибкам, для исправления которых потребуются существенные затраты времени и ресурсов.
