Развитие организации часто предполагает расширение территориальных границ ее деятельности, и эта деятельность может осуществляться за пределами офиса или даже региона.
Тогда, для нормального функционирования на постоянной основе, предприятие или фирма вынуждены создавать устойчивые структуры, через которые они и осуществляют реализацию своих планов.
Обособленное подразделение — это и есть элемент такой структуры. А его создание обусловлено необходимостью оперативного управления технологическими процессами, расширением рынка, формированием прочных производственных связей и другими обстоятельствами.
Что такое обособленное подразделение
В законодательстве РФ присутствуют следующие термины организационных структур юридического лица:
представительство;- филиал;
- обособленное подразделение.
Анализ юридической практики предприятий и фирм по созданию таких структур показывает, что понятия «филиал» и «обособленная структура» часто отождествляют, подменяя одно понятие другим.
Законодательство же определяет виды структурных подразделений предприятия. И от того, насколько верно правоустанавливающие документы зафиксируют названия структурных единиц, настолько проще будет дальнейшая деятельность самой структуры.
На вопрос, чем отличается филиал от обособленного подразделения, отвечают нормативы налогового и гражданского кодексов. Часть 2 статьи 11 налогового кодекса определяет, что обособленной единицей следует считать такую, которая не только территориально отделена от головной, но и где созданы рабочие места. При этом рабочие места должны быть долговременными и создаваться на более чем месячный срок.
Определяя филиал как структурную единицу и как обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места дислокации офиса этого юридического лица.
Гражданский кодекс РФ (ч. 2, ст. 55) утверждает, что филиал выполняет функции юридического лица (полностью или частично) на месте своего базирования.
Такие полномочия вводятся для того, чтобы филиал мог оперативно решать поставленные перед организацией задачи.
Главное отличие филиала от обособленного подразделения проявляется, прежде всего, в значении понятия «обособленное подразделение».
Так как у филиала есть возможность в полном объеме выполнять функции представительства, то понятие «филиал» более емкое, чем термин «представительство», в функциональных прерогативах которого — представление интересов юридического лица и осуществление его защиты.
Законодательство при организации обособленных структур требует направлять уведомление об открытии обособленного подразделения в ИФНС (местный орган федеральной налоговой службы). Текст этого уведомления вписывается в специальный бланк, где указывается название головной организации с ее реквизитами, а также — сведения об обособленном подразделении (включая его полный адрес).
Такое сообщение (уведомление) в налоговую инспекцию организация должна сделать в течение месяца после открытия отдельной структурной единицы. Текст сообщения вписывается в специальный бланк (форма № С-09-3-1, которую утвердила своим приказом ФНС), а заполненный бланк и предоставляется затем в налоговый орган.
Регистрация обособленного подразделения
Формирование элементов структуры организации вне ее территории включает в себя важный компонент: регистрация обособленного подразделения; пошаговая инструкция регистрации базируется на нормативных документах, которые предписывают процедуру постановки этого элемента структуры предприятия или фирмы на учет в соответствующих органах Пенсионного фонда и Росстата.
Эта процедура проводится тогда, когда у подразделения предполагается отдельный баланс и открытие собственного расчетного счета.
Cоответственно, приобретаются функции начисления заработной платы работникам.
Эти функции должен определять приказ о создании обособленного подразделения.
Специального образца приказа не требуется.
Приказ пишется на типовом бланке организации, создающей свою структурную единицу.
В приказе указывается причина ее создания.
Чаще всего обоснованием служит расширение функций организации в связи с выходом деятельности организации за пределы своей территории. Приказ обязательно фиксирует наименование и адрес структурной единицы.
Дальнейшая организационная процедура, раскрывающая такую задачу, как зарегистрировать обособленное подразделение, подчинена регламенту регистрации. Этот регламент предусматривает для постановки на учет в ПФР, помимо заявления, приложить к нему следующие нотариально заверенные копии документов:
- свидетельство от налоговой службы о постановке на учет;
- уведомление о регистрации головной организации в местном органе ПФР;
- приказ об открытии структурной единицы; правоустанавливающие документы, с подтверждением наличия у нее отдельного баланса и расчетного счета (если они имеются).
Для регистрации в ФСС необходимо заверить нотариусом и приложить (к заявлению о регистрации) копии документов: свидетельство о постановке на учет в ИФНС, информационное письмо из территориальной службы Росстата, извещение о регистрации (от ФСС) организации как страхователя, свидетельство о регистрации юридического лица, приказ об организации подразделения и другие правоустанавливающие документы, включая документы со сведениями о наличии расчетного счета и самостоятельного баланса (если они есть).
Закрытие обособленного подразделения
Вопрос, как закрыть подразделение, возникает тогда, когда необходимости в нем больше нет. Это может быть вызвано разными причинами и, прежде всего, изменением или сокращением географии деятельности организации. Проще всего закрыть можно такую структурную единицу, у которой нет отдельного баланса и счета. Это обстоятельство освобождает от необходимости уведомлять о закрытии кредиторов, рассчитывать баланс.
Процедура закрытия начинается с решения о его закрытии структурной единицы и приказа о закрытии, а образец такого приказа предполагает указания в нем:
обоснования закрытия;- даты закрытия;
- назначение исполнителя, отвечающего за подготовку сообщения в налоговый орган о закрытии.
Процесс ликвидации обособленных структур законодательством не установлен.
Организация сама определяет процедуру такой ликвидации.
Этот процесс начинается с приказа о ликвидации обособленной структуры и образец такого приказа может быть следующий. В нем указываются:
- основания для ликвидации;
- порядок такой ликвидации, в котором определяется процедура увольнения, расчетов, передачи имущества и прочее;
- ответственные за процесс ликвидации.
Подписываются приказы о закрытии или ликвидации директором организации, в чьей структуре эта единица находится или уполномоченным для этого лицом.
Уведомление о закрытии обособленной структуры — необходимый документ, который нужно предоставить в территориальный налоговый орган. Это уведомление заполняется на бланке специальной формы (№С-09-3-2), где сообщается о прекращении деятельности подразделения с указанием названия головной организации, ее реквизитов, а также сведения об обособленном подразделении, которое подлежит закрытию.
В бланк налоговой службы вписываются полное наименование подразделения и его полный адрес (с почтовым индексом, кодом региона, указанием района, города или иного населенного пункта, улицы, номера дома и номера офиса).
Как резолюция в конце бланка сообщается о закрытии (прекращении деятельности) обособленного подразделения.
Процедуры создания и закрытия (или ликвидации) предприятий и фирм — это ежедневная практика в экономике. И от того, насколько корректно такие процедуры будут осуществлены, зависит их благополучие и развитие.
