Доверенность на получение товарно-материальных ценностей относится к разновидности специальных бумаг, подтверждающих обязанности и права сторон по передаче продукции и ценных предметов.
Бумага выдается одним гражданином другому для законного представительства перед третьими лицами. Документ оформляется для разового использования либо на длительный период.
Доверенности заполняются на стандартных бланках М-2 и М-2а (приняты постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 №71а). Допускается и свободная форма справки.
О сроках действия и возврате доверенности на получение ТМЦ
В бумаге необходимо указать дату оформления разрешения на выполнение операций с товарами и иными материальными ценностями, от которой отсчитывается период действия документа (ст. 185 ГК РФ).
Сроки зависят от статуса доверенного лица (сотрудник организации, индивидуальный предприниматель и т. д.), назначения документа, потребностей организации и описаны в ст. 186 ГК РФ.
Оптимальные временные отрезки: 15 дней, 1 месяц, квартал.
Отсчет времени ведется с даты, указанной в документе.
Специалисты рекомендуют определить рамки поручения, которое делегируется гражданину. В таком случае после исполнения требований документ прекратит действие и юридическую силу.
Индивидуальным предпринимателям необходимо заверять справку у нотариуса. Действие документа, оформленного для передачи финансовых ценностей в ИП, составляет не менее 3 месяцев.
Генеральные доверенности выдаются на период по усмотрению доверителя — от 1 года. Предельный срок действия бумаги на передачу материальных ценностей — не больше 3 лет.
Исключением являются справки, которые оформляются для представительства за границей. Период действия таких бумаг может составлять до 5 лет.
Если дата окончания действия документа не прописана, то доверенность действительна до отзыва доверителем, отказа гражданина от выполнения поручения, смерти поверенного либо доверителя и других причин, зафиксированных в п.8 ст. 188 ГК РФ.
Сведения об аннулировании доверенности должны быть доведены до сторон соглашения.
Законодательством предусмотрены случаи, когда доверенность на операции с материальными и иными ценностями отзывается раньше срока.
Бумага аннулируется и возвращается в компанию, если документ не был передан доверителю. В данном случае необходимо известить предприятие-поставщика.
Действия продавца по отозванной доверенности будут признаны противозаконными.
Бумагу, которую не успели задействовать до завершения срока, возвращают в бухгалтерию. Происходит это из-за переноса поставок товаров со стороны поставщика, задержки грузов и т. д.
Отозвать справку могут и из-за неправильного оформления либо большого числа поправок. Бумагу требуется переиздать в бухгалтерии.
При увольнении представителя должно быть оформлено официальное прекращение действия документа в месте его составления и юридического подтверждения.
Нотариально заверенные документы необходимо отзывать у нотариуса. Бумаги, которые составляются в компании, прекращают действие после выпуска локального распоряжения об аннулировании документа.
Перед увольнением представителя можно оформить и передоверие бумаги. Такое право прописано в ст. 187 ГК РФ. Процедуру необходимо заверить нотариально.
На кого выписывается документ на получение ТМЦ
Граждане, которым разрешено работать с доверенностью, по законодательству РФ могут быть как штатными работниками компании, так и лицами, не имеющими трудового контракта с предприятием (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Доверенность на штатного специалиста оформляется при передаче товаров в складских помещениях либо других объектах, которые закреплены за предприятием.
Бумага подтверждает официальное представительство поверенного организации, для которой предназначены вещи и иные ценности.
Доверенности на граждан, не имеющих трудовых отношений с компанией, выдаются при организации разового заказа.
Бумаги с доверенностями такого вида нередко выписывают представителям предприятий сферы логистики, которым передают временные права на доставку грузов.
Документ на осуществление действий с материальными ценностями не закрепляет финансовую ответственность гражданина, что является риском для компании.
Не требуется выписывать доверенность на действия с финансовыми ценностями только руководителю предприятия.
Директор может выполнять действия по передаче вещей предприятия самостоятельно.
Это предусматривается законодательно закрепленными полномочиями юрлиц и уставом компании. Подтвердить права директор может, предоставив копию контракта, выписку из устава, справку от ЕГРЮЛ и т. д.
Оформление доверенности на получение ТМЦ от физического и юридического лиц
Доверенность на право выполнять операции с материальными ценностями физлицу оформляют в печатном виде либо в рукописной форме.
Документ содержит название бумаги, дату и место составления. Сведения о доверителе включают ФИО, место жительства и дату рождения, паспортные данные (серия и номер, дата получения).
Справка визируется подписями сторон соглашения, печатью. Заполняет и визирует бумагу представитель компании (бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и т. д.).
У крупных корпораций есть полномочия составить и выпустить бланки доверенностей на выполнение операций с материальными ценностями.
Доверенности от юридических лиц составляются в соответствии с нормами законодательства и включают контактные данные предприятия — ИНН, расчетный счет, ОГРН, коды классификации и т. д.
В бумаге указывается руководитель отдела либо глава предприятия — лица, уполномоченные визировать документ.
Необходимо внесение полных данных о представителе — ФИО, дата рождения, паспортные сведения, адрес регистрации. Бумага должна содержать перечень товаров и подробное описание поручения для уполномоченного лица.
Законодательно закрепленные требования по оформлению справки не допускают внесения исправлений и множества помарок. При нарушении правил по заполнению документа у поставщика есть право не передавать материальные ценности.
При оформлении документа сначала заполняют лицевую часть, записи делают сверху вниз. В правом верхнем углу указывают юридическое наименование компании, совпадающее с данными учредительных документов.
Затем вносится код ОКПО, номер бланка и дата подписания документа. Указывается срок завершения действия бумаги.
Блоком ниже приводятся названия и адреса предприятия-поставщика и организации-получателя. Контактные данные доверенного лица (ФИО) пишут только в родительном падеже.
Затем прописывается юридическое название организации-поставщика. При необходимости в бумагу вносятся номер и название документа, на основании которого выписывается доверенность.
С обратной стороны документа указывают информацию о передаваемых либо получаемых вещах. В бланке содержатся специальные графы под перечень ценностей. Столбец 1 отводится под указание порядкового номера, во 2 графе пишутся названия товаров.
В столбце 3 прописывают единицу измерения. Завершающую графу отводят под указание числа передаваемых ценностей. Список необходимо заверить подписями генерального директора, главного бухгалтера. Каждая подпись подтверждается печатью.
