Нормы трудового законодательства обязывают руководителей компаний вне зависимости от юридического статуса подсчитывать затрачиваемые сотрудниками часы на выполнение задач.
Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.
Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.
Содержание
Для чего необходим табель учета рабочего времени
Трудовой кодекс (ст. 91) предписывает руководителям подсчитывать часы работы каждого специалиста для начисления вознаграждений.
Выполнять это по единому образцу и нормам делопроизводства позволяет первичная документация для учета.
Унифицированная форма табелей утверждена законом (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.).
Документ позволяет фиксировать все виды занятости и периоды для восстановления сил.
Сведения вносятся на основании приказов, распоряжений и т. д. Отмечаются в бланке командировки, дни отсутствия по болезни, сверхурочные часы и т. д.
Учет ведется с момента устройства гражданина на предприятие.
Унифицированная форма позволяет бухгалтерии и кадровому отделу контролировать часы, отработанные либо неотработанные специалистами.
Бланк помогает отслеживать, как выполняется график занятости, т. к. указывается присутствие специалиста, опоздания.
Эти данные — основание для подсчета денежного вознаграждения сотруднику и подготовки статистических отчетов.
Бухгалтерам табель позволяет подтверждать правильность подсчетов объема заработной платы и компенсационных начислений для каждого специалиста.
Оплата труда в расчетный период определяется в соответствии с ежемесячно суммированным отработанным временем, надбавками за дополнительные часы и специальные условия на предприятии.
Кадровые служащие могут отслеживать посещаемость и обосновывать взыскания с сотрудника. Бланки контроля рабочего времени относятся к документации, которая может выдаваться при уходе из предприятия специалисту по его требованию (ст. 84.1 НК РФ).
Как учитывается рабочее время сотрудника
Понятие трудового времени отражено в ст. 91 ТК РФ. Это часы, в которые сотрудник выполняет работу по контракту и внутренним нормам предприятия.
Включаются и отрезки времени, которые по трудовому кодексу, нормативным правовым актам РФ относятся к рабочему.
Это перерывы на обогрев и передышку, которые положены сотрудникам, действующим на открытом воздухе в холодные периоды года либо работающих в помещениях без обогревателя.
К трудовому времени относится и отдых днем специалистов, занятых погрузочной и разгрузочной деятельностью (ст. 109 ТК РФ).
Не вычитаются из рабочих часов перерывы на кормление ребенка до 1,5 года у занятых женщин (ст. 258 ТК РФ).
При ведении табеля учитывают понятия неполных рабочих дней, смен, недель. Законодательством предписано сокращение трудового дня для ряда категорий (ст. 92 ТК РФ).
Неполное рабочее время может вводиться обоюдным соглашением работодателя и сотрудника (ст. 93 ТК РФ). Утверждено уменьшение на 1 час длительности предпраздничного трудового дня (ст. 95 ТК РФ).
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табели контроля часов занятости формирует и заполняет уполномоченный специалист отдела кадров.
Нормы делопроизводства не указывают должность сотрудника, поэтому руководитель предприятия имеет право определить для выполнения данного функционала любого специалиста, владеющего навыками ведения документооборота.
Необходимо издать приказ, в котором указываются должность и фамилия назначенного лица. Можно зафиксировать обязанность вести контроль за рабочим временем кадров в трудовом контракте.
Без соблюдения юридических формальностей работодатель не имеет права настаивать на исполнении функционала по ведению табеля.
Для крупных корпораций ответственных за учет рабочих часов специалистов назначают в каждом отделе.
Работник фиксирует данные в бланке календарный месяц, затем отдает документ на визирование начальнику подразделения.
После проверки сведений руководитель отдела отдает бланк кадровику.
Специалист вносит на основании данных табеля исправления в рабочую документацию, визирует бланк и отдает в бухгалтерию.
В небольших компаниях соблюдения всех этапов не требуется.
Табельный лист заполняет сотрудник кадрового отдела, по завершении календарного периода передает бумагу бухгалтеру.
Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
На предприятиях с бюджетным финансированием контроль за трудовым временем осуществляется с помощью формы № 0504421. В бланке встречаются специальные обозначения дней на учебные цели, заместительство в продленной группе и т. д.
Порядок ведения схож с оформлением табелей Т-12 и Т-13.
Документ формируется в 1 варианте, открывается ведомость за 2-3 дня до учетного периода.
Исправления в оформление типового бланка не вносятся.
Приняты также 2 формы регистрации сведений.
В 1 варианте фиксируются все явки-неявки, во 2 отмечают только нарушения в рабочем графике.
Есть специфика оформления таблицы табеля у бюджетных структур. В шапке документа, кроме названия предприятия, отдела (подразделения), дней ведения, указывается цифрой его вид.
Бланк без правок называют первичным и обозначают вверху таблицы как «0». Последующие исправления отражаются в нумерации документа.
Понятия отпуска включают при оформлении табеля для муниципальных служащих несколько категорий: учебный, по уходу за детьми, ежегодный оплачиваемый.
Каждый из поводов имеет свой код в табеле. Записи в бланке делаются на основании приказа.
В документе указывают код «ОТ» для ежегодного отпуска на восстановление сил, обозначение «ОД» — для дополнительного, «У» — для учебного и т. д.
Как правильно заполнить
Сведения заносятся в табель каждый день по итогам проверок, а также на основе приказов с обоснованием отсутствия.
Табель состоит из нескольких страниц: первая отводится под общую информацию. Это название организации строго по учредительной документации, номер документа, фактическая дата заполнения и период для отчетности.
По образцу заполнения табелей учета рабочего времени страницы 2 и 3 занимают таблицы для информации об отработанных часах на каждого штатного специалиста.
Данные берутся из личных карточек, обязательно указание табельной нумерации должностных лиц.
Страница 4 отводится под расчет заработной платы, которая выполняется бухгалтерами.
В бухгалтерию бланк предоставляют в начале 2 половины месяца — для определения аванса. Изменения в периоды отсутствия бланка у кадровика вносятся позже — по сведениям из корректирующего табеля.
При необходимости к документу прикладывают пояснение, обосновывающее исправления и последующий пересчет зарплаты, а также листы больничные, приказы на отпуск и т. д.
Закрывают бланк по окончании месяца. Стоит учесть, что, согласно ст. 136 ТК РФ, начисление зарплаты осуществляется заранее — с 25 числа. На эти даты и приходится подсчет итогов и передача документа в бухгалтерию.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Учетные данные сохраняются согласно порядкам делопроизводства в 2 вариантах: на электроном носителе и в рукописном (распечатанном) виде. Это требуется для контроля и предоставления по требованию сведений о кадрах.
Заполненные бланки отправляют в бухгалтерию либо архив (п. 586 Приказа Минкультуры №558), т. к. данные необходимы для начисления вознаграждений сотрудников.
Табели сохраняют до 5 лет.
Исключение составляют предприятия с тяжелыми и вредными условиями, на которых положены компенсирующие доплаты.
В таких случаях время сохранения документа достигает 75 лет.
Требование обусловлено тем, что из организаций с тяжелыми условиями труда работники могут выйти на пенсию раньше срока.
Для получения права требуется необходимое количество обработанных часов (без учета отпускных, больничных). Эти данные и отражаются в табеле.
Трудовой кодекс предоставляет сотрудникам право все время работы либо при уходе из предприятия получать копии бумаг, отражающих их деятельность. Требование относится и к табелю (ст. 62 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени форма Т-13: образец заполнения
Бланки формы Т-13 оформляют письменно либо с помощью технических средств. Существует 2 формы ведения документа. В 1 варианте ежедневно отмечают явки, невыходы на работу и т. д.
Во 2 случае необходимо указывать лишь отклонения от типового графика. На предприятиях распространен первый способ оформления бланка.
Для заполнения данных форма имеет таблицу с отдельной строкой на каждого специалиста. Графы 2-3 занимают должность, ФИО специалиста и табельный номер.
В блоке 4 отмечают явки и дни отсутствия в компании. Под период (месяц, квартал) отводится отдельная графа, сверху ставят кодовое значение отрезка времени, ниже — число рабочих часов.
Специальными кодами обозначается следующая информация: был задействован день полностью либо нет, выходное это время либо праздничное, командировки, сверхурочная занятость и т. д.
К концу месяца подсчитывают число задействованных деловыми задачами дней и часов на 1 и 2 половины месяца.
На это выделяются графы 5-6. В графе 5 вверху указывают число дней, отработанных сотрудником за 1 и 2 половины месяца. А внизу колонки пишут количество часов.
Шестая графа отводится под число задействованного времени (часы, дни) за календарный период.
В графах 7-9 содержатся данные для подсчета вознаграждений специалистам. Каждый вид оплаты имеет кодовое значение: 2000 — рабочие и командировочные дни, 2012 — отпускные периоды, 2300 — часы, оплата которых осуществляется по листам временной нетрудоспособности в связи с болезнью работника и т. д.
Если на сотрудников компании распространяется первый тип оплаты, оформление следующих граф выполняется так: код вида оплаты заносится вверху блоков 7-9, оставшееся пространство остается незадействованным.
В 9 графу заносится число задействованных на работе дней (часов) каждым специалистом.
При использовании разных типов оплаты на предприятии данные вносятся во все графы: 7, 8, 9. Столбец 7 отводят под оплату труда, 8 — под счет для перевода средств по данной системе вознаграждения, 9 — под число часов и дней.
Следующие блоки табеля занимают причины невыходов сотрудников.
Вместе с кодом причины прописывают число дней либо часов отсутствия специалиста по указанным обстоятельствам.
