Для того чтобы понять, что такое локальный нормативный акт, достаточно обратиться к ст. 8 Трудового кодекса РФ. В пункте первом этой статьи говорится о том, что к данной категории относятся все документы, которые определяют нормы права, регулирующие трудовые отношения в рамках данного локального учреждения.
В комментариях к этой статье ТК содержатся пояснения, какие документы локальными актами считаются, а какие необходимо относить к другим категориям документации данного учреждения.
К локальным актам можно отнести штатное расписание, график отпусков, положения о структурных подразделениях и специфических должностях.
Список локальных актов зависит от особенностей данного производства и управленческой активности руководства.
Нормативные локальные акты не должны противоречить существующим федеральным и региональным законам.
Кроме того, если эти акты не только противоречат законам, но и ухудшают положение сотрудников данного учреждения, то они автоматически признаются недействительными.
Виды актов
Классификация данной категории нормативных актов включает следующие виды.
- Обязательные локальные нормативные акты. Их наличие в каждом учреждении определяется требованиями законов федерального и регионального уровня, а также постановлениями и распоряжениями ведомственного характера. Например, ст. 86 ТК РФ предписывает обязательно разработать и принять документы, защищающие персональные данные работников. Система оплаты труда должна определяться специальным положением (ст. 135 ТК РФ). Кроме того, к обязательным нормативам относятся: устав, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по технике безопасности и т. д.
- Необязательные акты. К ним относятся все документы, которые принимаются администрацией по мере необходимости, т. е. с целью улучшения организации трудового процесса. Например, график отпусков — это локальный нормативный акт, который принимается для равномерного распределения рабочей силы во времени в разных сферах производственного процесса. К этой же категории относятся должностные инструкции, положения о структурных подразделениях учреждения, о премировании в некоторых сферах деятельности, о критериях оценки эффективности труда и т. п.
- Акты общие. Это документы, действие которых распространяется на весь персонал учреждения. К таковым можно отнести нормативы, которые определяют правила внутреннего трудового распорядка, порядок оплаты труда и т. п.
- Акты специальные. К ним относятся документы, которые касаются только некоторых категорий работников, выполняющих особые функции. Например, к специальным актам можно отнести положение о командировках, работе службы охраны и т. п.
- Акты, принимаемые только работодателем без согласования с представителями коллектива и другими структурами. К таким документам следует отнести трудовой договор, составленный по универсальной для всего учреждения форме.
- Акты, которые принимаются совместно руководством и коллективом в виде представительных органов.
Далеко не все документы, созданные в рамках данного учреждения, можно отнести к локальным нормативным актам.
Главными признаками документации данной категории являются:
обязательная процедура утверждения работодателем и другими должностными лицами (главным бухгалтером, главным инженером, начальником отдела кадров и т. п.);- обязательная процедура согласования с представительными органами трудового коллектива (для отдельных документов);
- отсутствие противоречий законам Российской Федерации и региона расположения учреждения, уставу и другим нормативам, принятым данным юридическим лицом;
- четко обозначенные сроки действия (если таковых нет, документ считается бессрочным).
Журналы
Нормативы, принятые в рамках данного учреждения, должны быть доведены до сведения всех его сотрудников. Только в этом случае акты могут выполнять свою функцию в полной мере. Самой удобной формой контроля информированности сотрудников является журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
С помощью журнала можно не только довести до сведения коллектива разработанные правила, но и закрепить за сотрудниками те обязанности, которые не были прописаны в трудовых договорах. Кроме того, специальный журнал позволяет закрепить и обязательства человека не разглашать некоторые сведения, касающиеся данного норматива. Особенно это важно в условиях, когда необходимо соблюдать государственную и коммерческую тайну.
Формальная процедура ознакомления сотрудника с локальным нормативным актом имеет большое юридическое и дисциплинарное значение.
Если человек не ознакомлен с документом, то он может не выполнять изложенные в нем правила.
Это означает, что сотрудники могут не выполнять те функции, которые сейчас так нужны организации.
Подпись в журнале ознакомления автоматически обязывает человека выполнять те функции, которые изложены в нормативе.
Такая система избавляет руководство учреждения от необходимости часто менять должностные инструкции.
Форма журнала разрабатывается на предприятии и утверждается руководителем. Однако для некоторых организаций обязательно применяются формы, разработанные и утвержденные на ведомственном уровне.
Журнал распечатывается типографским способом, его страницы нумеруются, поэтому специальная прошивка, как защита от подделок, не обязательна. На титульном листе располагается название организации, в верхнем правом углу — гриф «утверждаю», название должности главы учреждения, его фамилия, имя, отчество, дата утверждения и подпись. Под названием журнала в нижнем правом углу располагаются сведения о том, когда данный журнал был начат и когда закончен.
Наиболее популярный образец листа ознакомления с локальными нормативными актами содержит следующую информацию, расположенную в столбцах:
номер по порядку;- фамилия, имя, отчество сотрудника полностью;
- должность;
- название подразделения;
- отметка об ознакомлении, разбитая на две части — подпись и дата.
По горизонтали в отдельной строке указывается название локального нормативного акта. Все данные, расположенные ниже этого названия, включая подписи, автоматически относятся к данному документу.
При таком оформлении журнала на фиксацию ознакомления с документом отводятся страницы по количеству сотрудников учреждения с учетом увеличения численности работников.
Должностная инструкция как локальный нормативный акт выполняет функции:
- конкретизации специфики реализации стандартных функций в рамках данного учреждения;
- уточнения квалифицирующих признаков;
- детализации служебных обязанностей широко распространенных должностей;
- описания обязанностей, прав и квалификационных признаков для специфических должностей;
- расширения сфер деятельности данного работника с целью оптимизации управления деятельностью учреждения.
Должностная инструкция — это документ, который позволяет уточнять диапазон выполняемых работником функций. В трудовом договоре прописываются общие моменты прав и обязанностей, а должностные инструкции расширяют и дополняют функции работников, занимающих данные должности. Для самого работника должностная инструкция является руководством к действию и основой построения взаимоотношений с работодателем.
Должностная инструкция имеет следующую структуру.
- Общие положения. В этом разделе указывается категория должности, если она содержится в справочнике Минтруда РФ, описывается порядок приема на работу по этой должности и освобождения от нее. Здесь же указывается список нормативных документов, которыми должен руководствоваться сотрудник. При необходимости в этом разделе должно быть указание на то, кому подчиняется работник или кто находится в его подчинении.
- Функции. В этом разделе описываются главные виды деятельности человека, занимающего данную должность.
- Квалификационные требования. Здесь раскрываются такие требования, как образование, стаж работы, наличие необходимых достижений (например, научных публикаций для преподавателей вузов).
- Должностные обязанности. Это самый главный раздел, в котором приводится перечень работ, возлагающихся на данного работника. Если выполнение этих обязанностей связано с деятельностью других сотрудников, то эта взаимозависимость обязательно описывается в данном разделе.
Должностные инструкции для каждой должности обязательно утверждаются руководителем учреждения. Сотрудник, приступающий к работе в данной должности, знакомится с инструкцией под роспись в журнале.
Акты о безопасности и охране труда
Данная категория документов относится преимущественно к обязательным нормативным актам. С их помощью руководство учреждения должно обеспечить такую организацию труда, при которой любая деятельность сотрудников по выполнению свои должностных обязанностей становится максимально безопасной.
К таким документам относятся:
- все руководства и инструкции по охране труда общего и специфического характера;
- положение об управлении системой охраны труда;
- список должностей и рабочих мест, требующих повышенного внимания для обеспечения безопасности труда;
- технологические регламенты о труде;
- список сотрудников, обязанных в назначенный период проходить медицинскую комиссию;
- акт о признании ряда работ тяжелыми с запрещением использования труда женщин и несовершеннолетних сотрудников;
- правила пожарной безопасности, адаптированные к условиям данного предприятия;
- список рабочих мест и видов работ, где осуществляется деятельность только по специальному наряду-допуску;
- положение о комиссии или комитете по охране труда;
- нормативные документы о распределении обязанностей, связанных с охраной труда;
- положение, регламентирующее порядок проверки знаний в области безопасности труда;
- совокупность документов, регулирующих порядок и периодичность проведения обучения в области безопасности труда.
Данный список включает самые распространенные нормативные документы локального характера по охране труда. Однако специфика некоторых учреждений требует формирования дополнительных актов, благодаря которым создается система обеспечения безопасности трудового процесса.
Локальные нормативные акты отличаются разнообразием видов и форм. Однако все они выполняют одну и ту же функцию — позволяют с максимальной эффективностью управлять предприятием, дополняя нормативы федерального и регионального уровней.
