Прежде чем начать разрабатывать положение о структурном подразделении, нужно определить, в отношении каких в частности подразделений оно будет разрабатываться. Отдельное положение утверждается как для обособленных подразделений (филиал, представительство), так и для внутренних (управление, департамент, отдел, служба, бюро и др.).
В рамках организации с обособленными подразделениями целесообразно либо разработать порядок составления положения, либо поручать работу над его проектами сотрудникам управляющей компании, чтобы все положения соответствовали единому стандарту организации.
По общему правилу, разработкой данного документа занимаются сотрудники отдела организации и оплаты труда.
На небольших предприятиях такого отдела нет, положение составляет служба персонала или отдел кадров во взаимодействии с юридическим отделом.
Утверждает положение руководитель организации или, если это предусмотрено локальным актом, его заместитель, в подчинении которого находится подразделение, после согласования с юристом, специалистами по кадрам и по охране труда, а также при необходимости руководителями взаимодействующих подразделений.
Разделы положения о структурном подразделении
Ни структура положения, ни порядок его составления и утверждения не регулируются на законодательном уровне, поэтому предприятие вправе разрабатывать и утверждать документ в удобной для себя форме и можно говорить только об элементах примерного положения о структурном подразделении.
Наименования разделов также могут формулироваться в свободной форме, по общему правилу, разделы посвящаются:
- Общей информации о подразделении.
- Его целям, задачам и функциям.
- Правам и полномочиям подразделения и сотрудников, занимающих руководящие должности.
- Мерам и порядку привлечения к ответственности за нереализацию установленных целей в отношении подразделения либо отдельного сотрудника.
- Его структуре в случае разделения на отделы или другие структурные единицы и штатной численности.
- Организации работы и трудовому распорядку. График работы целесообразно упомянуть, если он специфичен (например, разъездной характер работы) или отличается от установленного по организации.
- Взаимосвязям с другими структурными элементами организации, порядку подчинения, руководства либо взаимодействия с ними. Необходимо, чтобы между нормами положений о взаимосвязанных подразделениях не было противоречий.
- Контролю за рабочим процессом.
- Оценке деятельности специалистов и ее результатов.
- Порядку утверждения на руководящие должности, их освобождения.
- Имуществу, если оно имеется у подразделения.
- Порядку внесения изменений в документ и утраты им силы. Чаще всего изменения вносятся в случае переименования организации либо самого подразделения.
Кроме того, документ может содержать раздел «Заключительные положения», объединяющий нормы, не вошедшие в тематические разделы.
В большинстве положений содержатся разделы 1-4.
Раздел 1 определяет место подразделения в общей структуре организации, его вид, если он не указан в названии (например, название «бухгалтерия» не указывает на вид подразделения.
Нужно уточнить, создана она как отдел, департамент или др.), акты законодательства, регламентирующие его работу, правила создания и ликвидации, разработке и утверждению внутренних документов, в т. ч. должностных инструкций.
Созданием или ликвидацией в большинстве случаев считается подписание положения или соответственно утрата им силы.
Возможно также создание временной структуры для реализации проекта с изначальным определением дат ее существования.
В разделе 2 определяются цели, задачи и функции, разграничение которых часто вызывает сложность. От правильной постановки целей и задач во многом зависит успех организации. Понятие «цель» — более широкое, чем задача, для реализации цели предусматривается выполнение нескольких задач.
Цель следует определять максимально точно. Например, для производственного отдела цель: «Увеличить уровень производства к концу года» менее удачная, чем «Увеличить уровень производства на 10% за год» либо «Произвести 5 тысяч единиц продукции за год». Задачи — выбранные шаги по достижению цели. Например, «Закупить 10 тысяч единиц оборудования», «Расширить штат на 10%», «Обеспечить переход на график работы в две смены» и т. д.
Функции подразделения приводятся в рамках организации, по успешности их выполнения дается оценка его деятельности.
В положении целесообразно конкретизировать зависимость оценки деятельности подразделения от выполнения каждой функции.
Перечислить функции, реализация которых требуется для оценки качества работы как «высокое», «выше среднего», «среднее» и т. д.
Функции, как цели и задачи, раскрываются как можно подробнее начиная с наиболее важных.
Раздел 3, посвященный правам и полномочиям, перекликается с разделами об ответственности и о взаимодействии, т. к. полномочия возможны в части решения отделом вопросов от лица компании и позволяют отдавать распоряжения представителям других отделов.
В обязательном порядке устанавливаются права и ответственность сотрудников, занимающих руководящие должности.
Если в соответствии с видом деятельности специалистов отдела для них предусмотрена коллективная материальная ответственность, это тоже отражается в положении.
В части взаимодействия с другими структурными единицами внутри компании необходимо уточнить его вид: совместные, согласованные, встречные либо односторонние действия.
При разработке положения о подразделении следует обратить внимание на следующие моменты:
- Его нормы не должны дублировать нормы локальных нормативных актов организации, в т. ч. правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций сотрудников и других внутренних документов, и в то же время не должны им противоречить, должны быть согласованы с положениями о взаимосвязанных подразделениях.
- В нем необходимо делать отсылки к законодательству и локальным актам, на основании которых разрабатывались нормы.
- Форму представления норм следует делать максимально удобной для восприятия, например разрабатывать отдельные разделы в виде таблиц, схем и т. д. В виде схемы удобно представить цели, задачи и функции, структуру, взаимодействие с другими отделами.
- Отражать в положении следует только те нормы, которые имеют специфику в сравнении с другими структурными элементами организации. Например, если график работы в компании единый, нет необходимости останавливать на нем внимание в положении. (Можно полностью исключить данный раздел либо после подзаголовка разместить указание на пункт правил внутреннего трудового распорядка).
Положение для структурного подразделения составляется с целью организации, оптимизации и последующей оценки его деятельности, поэтому должно в первую очередь учитывать его специфику, содержать лишь необходимые разделы. Отражая требующуюся информацию, следует придерживаться принципа конкретности и избегать шаблонности.
