При инвентаризации осуществляется учет имущества организации: сверяется фактическое количество с показателями бухгалтерской отчетности. Это мероприятие необходимо для проверки сохранности имущества, для обнаружения не использующихся средств, которые можно продать, и для нахождения просроченной продукции.
Выявление недостачи
Контроль за количеством материальных ценностей предприятия осложняют нормы убыли. Это может быть порча или усушка. Вторая причина нехватки — хищение со стороны работников. Как только была замечена недостача имущества, назначается проведение инвентаризации.
Сначала подготавливаются необходимые документы.
Бухгалтерия выводит остатки по каждому виду имущества, числящемуся на балансе предприятия.
Если что-то не сходится, это фиксируют документально.
Следующий этап — проведение самой инвентаризации. Подсчет производится вручную или с применением каких-либо средств. Проверяются материальные ценности:
- находящиеся в производстве;
- на кассе;
- на складах;
- в торговле.
Метод пересчета бывает сплошным и выборочным, а сама проверка — плановой или внезапной. Существуют следующие требования к проведению:
лицо, отвечающее за проверяемое имущество, не должно быть заранее оповещено о проверке;- проверка должна осуществляться комиссией, а не отдельным лицом;
- действительный пересчет имущества;
- непрерывность при проведении проверки;
- ответственные работники должны быть включены в состав комиссии.
Итоги должны быть зафиксированы всем составом комиссии.
В завершение производят сравнение фактического наличия ценностей с бухгалтерскими данными. Если разница в показателях большая, проводится повторный пересчет уже в составе других членов комиссии.
Затем нестыковки в количестве переводятся в денежную сумму. Итогом может стать как излишек, так и недостача. Когда разница велика, проводится служебная проверка, т. к. излишки могут являться обманом покупателей, а недостачи — фактом хищения.
Что делать при выявлении недостачи
Рассмотрим вопрос, если возникла недостача при инвентаризации, что делать в этом случае. Определяется ее вид: естественная убыль, вина сотрудников либо форс-мажорные обстоятельства.
В случае непревышения норм она относится к статье «Издержки производства и обращения».
Потери причисляются к материальным расходам, нормы которых устанавливаются на уровне Министерств, а не самой организацией.
Недостача, возникшая при неконтролируемых обстоятельствах, при необнаружении виновных лиц или в случае судебного отказа в компенсации ущерба, относится к финансовым результатам.
Недостающее количество основных средств относят к внереализационным расходам.
Когда причиной стало хищение, возникает материальная ответственность виновных лиц.
Если в результате подсчетов выявлена и обнаружена недостача, с виновного сотрудника работодатель имеет право взыскать сумму нехватки материальных ценностей.
Например, если замеры горюче-смазочных материалов сделаны и ГСМ не сходятся с балансовыми показателями, с виновных лиц берутся письменные объяснения.
Они прикладываются к акту инвентаризации.
Если расхождение постоянно увеличивается при проводимом в течение следующих 2 месяцев контроле горюче-смазочных материалов, будет проводиться расследование.
По его итогам будут установлены причины нехватки горючего и приняты меры к их устранению.
Если величина недостающих активов меньше средней зарплаты работника, то руководитель издает приказ о взыскании денежных средств.
Он создается в течение месяца со дня проведения инвентаризации. Можно не составлять приказ, когда сотрудник согласен добровольно возместить ущерб.
Обращение в суд со стороны руководителя предприятия возможно в следующих случаях:
прошло больше месяца со дня проверки имущества;- виновный работник отказывается выплачивать недостающую стоимость;
- размер недостачи больше, чем среднемесячная зарплата сотрудника.
В случае когда недостачу допустил не один человек, а коллектив, ответственность каждого измеряется в соответствии с его виной, размером заработной платы и стажем в этой организации.
На практике пользуются следующей формулой расчета: общий размер недостающих средств умножается на среднемесячную зарплату этого работника за время от предпоследней инвентаризации до текущей.
Это произведение делится на зарплату коллектива, беря во внимание стаж на этом предприятии.
Вывод
Работодатель в случае недостачи материальных ценностей вправе обратиться в суд. Но до этого он должен выполнить следующие действия:
Назначить состав проверяющей комиссии из независимых лиц.- Определить ответственного за проверку имущества.
- Провести пересчет.
- Определить излишки или недостаток материальных ценностей.
- Принять от бухгалтера расчет норм естественной убыли.
- Предложить виновному работнику предоставить письменное объяснение причин недостачи.
- Оформить всю инвентаризационную документацию совместно с ответственным за ее проведение сотрудником.
- Спросить мнение комиссии о виновных лицах.
- Просить виновного оформить расписку на возмещение недостачи. Сотрудник скорее всего на это не согласится и потребует судебного разбирательства.
- Написать исковое заявление в суд. Указать размер потери, причины появления недостатка и ответственных за это лиц.
Следует помнить, что руководитель не вправе обвинять сотрудников в хищении до вынесения судебного решения.
