Личные карточки специалистов оформляются на предприятиях для контроля за учетом кадрового состава. Обязанность предписана организациям законодательством РФ.
Форма Т-2 личной карточки работника и правила ведения документа утверждены постановлением №1 Госкомстата РФ в 2004 г. Бланки оформляются после выпуска приказа об устройстве в штат компании. Форма Т-2 заполняется на работников всех категорий, кроме госслужащих и представителей научно-педагогической сферы, для которых разработаны бланки Т-2ГС и Т-4.
Содержание
Для чего применяется личная карточка
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 предписывается обязанность компаний вести личные дела на всех работников. Документы имеют специальную форму — Т-2, которая предназначена для фиксации всесторонних данных о специалистах.
Унифицированный формат позволяет отразить сведения о личности работника, его квалификации и трудовых задачах.
На основе личных карт составляется база для картотеки штата предприятия.
Бланки хранят в алфавитном порядке. В крупных корпорациях документы допускается структурировать по отделам.
Не обязательно ведение личных карточек только для индивидуальных предпринимателей.
Но часто кадровые сотрудники организаций со статусом ИП оформляют документацию на каждого специалиста для эффективного управления кадрами.
Личная карточка работника — форма т 2 — образец заполнения
Законодательством не установлены требования по срокам оформления формы Т-2. Можно приступить к внесению сведений в документ при устройстве человека на должность.
Допускается заполнение бланка и после начала выполнения обязанностей. Важно, чтобы отметка в трудовой книжке о принятии в штат дублировалась и в личном деле.
Форма Т-2 включает 4 страницы, которые занимают 11 тематических блоков.
Заполняет личную карту представитель отдела кадров, в исключительных случаях — директор предприятия.
Страницы 1 и 2 отведены под общие данные, которые заносят при оформлении гражданина в штат.
Листы 3 и 4 заполняют во время рабочей деятельности специалиста.
Для удобства и оперативного ведения документа допускается использовать специальные компьютерные программы.
На основании каких документов заполняется личная карточка
Для оформления бланка требуются личные справки и документы специалиста. Необходим договор, на основании которого специалистом выполняются трудовые задачи в компании, приказ работодателя, паспорт гражданина, его трудовая книжка либо другие документы, подтверждающие стаж.
В перечне необходимых:
страховое пенсионное свидетельство;- дипломы и справки, подтверждающие образовательный уровень, квалификацию и наличие специальных знаний.
Желательно оформить биографию в письменном виде, но допускается и устная передача данных кадровому работнику.
Для специального раздела необходимы сведения о военном учете. Гражданам, которые находятся в запасе, требуется предъявить военный билет либо удостоверение временного формата.
Тем, кто может быть призван на военную службу, надо предоставить документ с подтверждением необходимости призыва.
В некоторых организациях могут потребоваться дополнительные бумаги, отражающие специфику деятельности. Запросить справки у сотрудника — задача работодателя.
Порядок заполнения личной карточки т 2
Форма Т-2 представляет объемный документ, к заполнению каждого подраздела которого разработаны и законодательно закреплены нормативы.
В шапке должны содержаться коды ОКУД и ОКПО. ОКУД является обозначением кода личной карты, а ОКПО — код организации.
Необходимо заполнить юридическое название компании, при этом сокращения не допускаются по требованиям ведения документооборота.
После названия через запятую указывается фактический адрес.
Ниже оформляется небольшая таблица, в которую вносят дату оформления документа, табельную нумерацию, присвоенную специалисту на предприятии.
Поле для ИНН можно оставить свободным, т.к. сотруднику не обязательно предъявлять справку при оформлении на работу.
Требуется заполнить графу с номером страховки (СНИЛС). Предоставить документ граждане обязаны согласно требованиям ч. 1 ст. 65 ТК РФ. В начале трудовой деятельности гражданину обязаны выдать страховку на рабочем месте.
Характер деятельности указывают согласно данным из приказа директора. В бланке по форме Т-2 может указываться только главный вид работы, т.к. совместителям заводится личное дело в другой организации.
Заполнение формы Т-2 по разделам требует соблюдения утвержденных правил.
В раздел 1 вносят общую информацию из документа, который удостоверяет личность гражданина.
Данные фиксируются без сокращений, четко и разборчиво.
Правила заполнения предписывают внесение даты рождения в прописной форме, а в поле с указанием кода вносится сокращенный формат.
Строка с данными о месте рождения гражданина занимает не более 100 символьных знаков, поэтому допускаются сокращения географических данных: обл., гор. и т.д.
Однако необходимо полностью писать следующие обозначения: станица, аул и др.
При наличии гражданства в нескольких странах необходимо прописывать данные о принадлежности сотрудника к стране. Названия учреждений сферы высшего и профессионального образования можно заносить с сокращениями.
Стаж рассчитывают согласно правилам, указанным п. 61 инструкции, принятой постановлением №192п Правления ПФР. Имена (ФИО) лиц, являющихся членами семьи сотрудника, заносятся в бланк без сокращений, в полной форме.
В бланке предусмотрены строки для данных о постоянной прописке и фактическом месте проживания. Если сведения совпадают, то заполняется только одна строка.
Раздел 1 включает и кодировки, при этом ошибки при внесении таких данных не допускаются.
ОКАТО отображает кодированное значение населенных пунктов по перечню по Госстандарту, принятому постановлением №413.
В строку для указания ОКИН вносят код принадлежности к гражданству специалиста.
Цифра 1 указывает на гражданство РФ, обозначение 2 предназначено для граждан 2-х стран, а иностранцы отмечаются цифрой 3.
При отсутствии гражданства ставится число 4.
В графе ОКСО указывается кодированное значение специальности, которую гражданин получил после завершения образования.
Для дополнительно полученных профессий предусмотрена строка ОКПДТР.
Сотрудники отдела кадров обязаны знать обо всех кодировках. Требовать от трудоустраиваемого специалиста таких сведений недопустимо.
В разделе 2 указывают статус в отношении военного учета. Заполняют блок на основании документации по военному учету. Данные, которые подлежат изменению, вносят карандашом. Раздел 2 необходимо проверять и визировать кадровому инспектору. Рядом с подписью необходима расшифровка с указанием полных ФИО. После проверки раздел подписывает и сотрудник.
В раздел 3 заносятся данные о приеме на работу и переводах.
Порядок заполнения блока влияет на исчисление трудового стажа специалиста, поэтому недочеты и исправления не допускаются.
Основанием для внесения данных в раздел является приказ директора. Информацию из блока дублируют в трудовой книге.
В блок 4 вносятся данные аттестаций специалистов.
В пункте раздела, отражающем решение комиссии, необходимо зафиксировать официальную формулировку по документам, выдаваемым при аттестации.
Отсутствие аттестации также прописывается в бланке. Если необходима переаттестация, это отражается в документе.
Разделы 5 и 6 посвящены сведениям о повышении уровня квалификации и прохождении профессиональной переподготовки сотрудников. Данные в блоки вносят на основании личных бумаг специалиста, который устраивается на работу, а также по информации отдела подготовки кадров.
Заполнять раздел — обязательное требование; при отсутствии переподготовки это прописывается сотрудником кадрового отдела.
В блок 7 заносят сведения о наградах работника. Указываются все разновидности премий сотруднику во время деятельности в компании. Основаниями служат поощрения за труд согласно ст. 191 ТК РФ и локальные распоряжения.
В разделе ставятся отметки о получении почетных званий и наград. Данные вносятся полностью, без сокращений.
Блок 8 посвящен сведениям об отпускных периодах работника. Требуется указывать вид отпуска: ежегодный оплачиваемый, предоставляемый за свой счет, по уходу за детьми и т.д. Важно фиксировать и временные отрезки периодов отдыха, основания для получения.
Для сотрудников, которые выполняют обязанности на предприятии длительный период, раздел, посвященный получению времени на восстановление сил, может закончиться.
Поэтому предусмотрено создание дополнения к личной карте работника с шапкой, аналогичной главному документу. В добавочном документе содержатся недостающие сведения в виде таблицы.
В разделе 9 указываются социальные льготы. Блок включает данные по компенсациям, которые могут предоставляться специалистам по законодательству РФ.
Раздел 10 отводится под внесение добавочных сведений. Допускается оставлять блок незаполненным, т.к. основанием для заполнения является инициатива директора организации. В раздел вносят информацию об учебе специалиста, прохождении курсов и т.д.
Блок 11 посвящается данным о прекращении действия трудового контракта. Основанием для записи в блоке служит приказ директора. Датой увольнения признается завершающий день фактического выполнения трудовых задач на предприятии. Информацию, которую вносят в блок, дублируют и в трудовой книжке. Раздел требует подписей сотрудника и инспектора отдела по кадрам.
