Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, трудовые обязанности которых не могут быть выполнены в пределах оборудованного рабочего места, требуют разъездов на регулярной основе.
Регулярностью разъездная работа отличается от командировок — однократных поездок по заданию руководства для выполнения служебного поручения.
Законодательством не регламентирован перечень должностей с разъездным характером работы, он может быть установлен как курьеру, так и работникам, которых принято считать офисными, — менеджеру по продажам, выезжающему к клиентам, ИТ-специалисту, обеспечивающему поддержку реализованных программных продуктов, и любым другим.
Разъездная работа может заключаться как в постоянных поездках в разных направлениях, так и в долгосрочном выполнении трудовых обязанностей в одном пункте, удаленном от стационарного рабочего места.
Для сотрудников с разъездным характером деятельности, по общему правилу, рабочий график не устанавливается, рабочее время у них ненормированное.
При наличии в организации сотрудников, работа которых носит разъездной характер, ей не нужно открывать представительство в регионе, куда ездит работник, если ему там не оборудовано стационарное рабочее место.
Порядок оформления
В соответствии с ТК РФ характер работы определяется в трудовом договоре, эта норма касается и разъездной работы.
Условие о разъездной работы прописывается в трудовом договоре, дополнительном соглашении к договору (если речь идет об изменении условий работы для сотрудника, уже принятого в штат) либо коллективном договоре при его наличии.
В договоре также может быть конкретизирован регион, поездки в пределах которого входят в обязанности работника. Изменить характер труда на разъездной в одностороннем порядке наниматель не вправе.
Условия разъездной работы сотрудников компании также должны быть зафиксированы в локальных документах — положении о разъездной работе либо отдельном разделе внутренних правил трудового распорядка.
В этих документах закрепляется следующая информация:
- список должностей, занятие которых требует разъездного характера работы;
- порядок оплаты данного вида работы;
- список документов, подтверждающих характер работы и связанные с ним расходы.
Работу разъездного характера, помимо командировок, нужно отличать от работы в пути (на транспортном средстве), в полевых условиях и экспедиций, которые характеризуются спецификой рабочего места и особыми условиями оплаты.
По каждому из названных условий труда составляется отдельный локальный акт либо один общий, в рамках которого регламентируются условия труда и оплаты по каждому виду занятости.
Список должностей (сотрудников) с разъездным характером работы нужен в первую очередь финансовой службе для начисления установленных таким работникам выплат, так как доступ к трудовым договорам сотрудников ограничен.
Оплата разъездной работы производится в форме фиксированной надбавки к заработной плате, компенсации расходов работника, связанных с особым характером труда и подтвержденных документально, либо совмещения обоих вариантов; выбор отражается в локальных актах организации.
Факт разъездной работы подтверждается маршрутным листом, служебной запиской (если по правилам компании сотруднику перед поездкой требуется уведомить руководителя в письменной форме и получить визу о согласовании) или иным установленным в локальном акте документом.
При поездках на автомобиле работник представляет путевые листы.
В отличие от командировки, которая обязательно оформляется приказом руководителя и завершается представлением командированным сотрудником авансового отчета.
Разъездная работа подтверждается только утвержденными в компании документами (т. е. ни приказа, ни отчета может не быть), что делает ее проще в части оформления.
Несмотря на то что законодательство не обязывает организации вести утвержденную документацию при наличии в штате «разъездных» работников, рекомендуется разработать ее самостоятельно и вести, чтобы подтвердить в случае налоговой проверки компенсационные выплаты, не облагаемые налогами.
Возмещение расходов при разъездном характере работы
Согласно трудовому законодательству (ст. 168.1 ТК РФ) работник вправе получить возмещение средств, затраченных:
- на транспортировку;
- жилье;
- проживание (аналог суточных при командировке);
- иные цели, связанные с выполнением служебного задания.
В отличие от размера суточных при командировках, сумма средств на проживание при разъездной работе не ограничена, она устанавливается нанимателем.
В качестве способа возмещения расходов наниматель вправе установить:
1. Компенсацию за разъездной характер работы.
Если в организации возмещение израсходованных средств производится путем компенсации, работник обязуется представлять проездные билеты либо чеки на покупку топлива, счета из отелей и документальное подтверждение остальных затрат.
Форма подтверждения устанавливается нанимателем. Только при наличии подтверждения выплаты признаются компенсацией для целей налогообложения и не облагаются подоходным налогом, на них не начисляются страховые взносы по пенсионному страхованию и страхованию от несчастных случаев, при исчислении налога на прибыль они относятся к непроизводственным расходам.
Сотрудникам может выдаваться аванс перед поездкой, предоставляться корпоративная банковская карта, компания может предварительно оплачивать проездные билеты и гостиницу.
По результатам поездки составляется отчет по установленной форме, сотрудник либо возвращает средства, выданные сверх истраченных, либо получает доплату.
2. Надбавку за разъездной характер работы.
Если наниматель устанавливает работникам фиксированную надбавку за разъездной характер труда, это упрощает документооборот в организации: подтверждения произведенных расходов, авансовые отчеты не нужны.
Сумма надбавки определяется в организации опытным путем, наниматель рассчитывает, сколько по статистике работник тратит на разъезды, и выплачивает эту сумму ежемесячно.
Прежде чем установить размер надбавки, необходимо проверить, не установлен ли он в отраслевых нормативных документах: в некоторых сферах, таких так строительная, автомобильного, водного и железнодорожного транспорта и др., он установлен законодательством (составляет 10-20 %).
Сложность при выплате надбавки может возникнуть с налогообложением и начислением страховых взносов, так как согласно НК РФ надбавки облагаются подоходным налогом, страховые взносы на них также нужно начислять.
В судебной практике есть прецеденты, когда организации доказывали, что надбавкой компенсируются затраты на служебные разъезды и, соответственно, ее нужно считать компенсационной выплатой.
Однако законодательно данная норма не закреплена, и необязательно в подобных ситуациях суд принимает решение в пользу организации.
Приняв во внимание достоинства каждого из способов возмещения затрат, наниматель может их скомбинировать, например, внести надбавку в счет суммы расходов на проживание в другой местности и компенсацию транспортных расходов и стоимости гостиницы.
