Записи в трудовой книжке фиксируют все детали трудовой биографии работника, поэтому действия с этим документом строго контролируются кадровыми органами в соответствии с надлежащими государственными законодательными актами.
Необходимо обратиться к законодательной базе Трудового кодекса Российской Федерации, в которой указан регламент ведения и заполнения данного документа. Это позволит узнать, какие записи вносятся в трудовую книжку в тех или иных ситуациях, и как надлежащим образом исправить допущенные ошибки при работе с документом.
Содержание
Запись в трудовой книжке
Существует ряд особенностей и правил, которые необходимо соблюдать при внесении в данный документ информации о рабочей деятельности сотрудника.
Работа с документом, согласно действующему регламенту, осуществляется сотрудником кадровой службы.
В соответствии с таким нормативным документом, как ТКРФ (п. № 3, ст. № 77), в котором говорится о нюансах процедуры увольнения работника организации после того, как будет занесена запись в трудовую книжку об увольнении по собственному желанию, работник в обязательном порядке должен ознакомиться с ней. Если работник, ознакомившись, согласен с условиями и не имеет претензий, то ставит подпись в соответствующей графе документа.
В случае расторжения договора, в котором предусмотрены правила взаимодействия сторон, по той же причине, но с предоставлением дополнительных компенсаций, запись об увольнении как в трудовой книжке, так и других официальных документах (например, в личной карточке работника или специальном реестре ознакомления) должна содержать информацию о причинах ухода сотрудника из организации.
Например, когда работник вынужден покинуть свою должность в организации, чтобы заботиться о нуждающимся в специальном уходе ребенке с ограниченными возможностями, не достигшим 14 лет, то в книжке в обязательном порядке указывают эту причину.
Кроме этого, к записи в трудовой книжке об увольнении по соглашению сторон или собственному желанию должна быть приложена вся необходимая официальная документация, подтверждающая права сотрудника на предоставление необходимых льгот. Например, для вышеуказанного случая понадобятся следующие справки: о прохождении МСЭ, об инвалидности, с указанием степени ограничения трудоспособности и др.
При надлежащем оформлении трудовых отношений между работником и предприятием лицо, выполняющее кадровые обязательства и представляющее интересы нанимателя, в записи о приеме на работу в трудовой книжке в обязательном порядке должно уточнить, что работнику для ознакомления были предоставлены нормативные положения и регламентирующие акты, действующие в данной организации, включая постановления:
- об использовании, передачи и хранении личных данных сотрудников организации;
- о внутреннем распорядке организации;
- об охране труда организации.
Заполнение трудовой книжки работника и выдача ему необходимого документа, именуемого личной карточкой, при его найме осуществляется только после того, как будет подтвержден приказ о трудоустройстве и заключен надлежащий договор между обеими сторонами трудовой сделки.
В графе «Сведения о работе» вписывают такие данные, как:
- отдел (департамент), занимаемая сотрудником должность;
- дата назначения работника на должность;
- название организации работодателя;
- учетный номер записи, по которому при необходимости можно найти копию книжки и информацию о ней в базе данных.
После оформления работника в штат предприятия документ для учета фиксируется в базе данных и хранится в кадровом отделе организации.
Записи в трудовой книжке о награждениях за успехи в деятельности в соответствии с действующим законодательным актом вносят в документ после получения представителем кадровой службы оригинала или подтвержденной копии официального распоряжения руководства организации о поощрении работника за заслуги.
В документе указывают информацию о таких награждениях, как:
- награды государственного формата, включая те награды, которые работник предприятия получил в виде почетных званий;
- особые знаки и знаки отличия, присужденные работнику предприятия за какие-либо заслуги, включая почетные грамоты и дипломы;
- иные типы наград, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Информацию о полученных работником поощрениях за труд в обязательном порядке дублируют в личную карточку сотрудника.
Чтобы узнать, как правильно внести запись в трудовую книжку, необходимо рассмотреть более подробно отдельные случаи.
При ликвидации предприятия
Когда деятельность предприятия по каким-либо причинам прекращается, то договор с сотрудником автоматически аннулируется.
При этом в книжку заносят следующую информацию о причинах увольнения работника: «Сотрудник организации/предприятия (указывается название) уволен по причине ликвидации организации/предприятия в соответствии с законом Российской Федерации и Трудовым кодексом Российской Федерации».
Затем ставят официальную печать предприятия, подтверждающую подписи увольняемого сотрудника и представителя кадровой службы, отвечающего за заполнение и учет трудовых книжек работников предприятия.
При необходимости вносят дополнения и уточнения, например, вписывают номер статьи и пункт ТКРФ, объясняющие все детали процесса ликвидации организации.
При прекращении деятельности ИП
При прекращении функционирования фирмы по решению ее владельца запись об аннулировании с работником трудового взаимодействия должна соответствовать указанному образцу: «Прекращение действия официального контракта с работником обусловлено завершением функционирования компании, владельцем которой выступает индивидуальный предприниматель, в соответствии с действующей законодательной базой Российской Федерации и регламентом, указанным в Трудовом кодексе страны».
Данная информация не может являться действительной до тех пор, пока не будет официально подтверждена посредством заверяющих подписей обеих сторон — кадровика и сотрудника.
Если в организации нет сотрудника, являющегося представителем кадровых органов и отвечающего за надлежащее ведение и учет трудовых книжек, владелец фирмы вправе самостоятельно поставить подпись в качестве представителя стороны, взаимодействующей с работником при расторжении трудовой сделки.
Процесс завершается проставлением официальной печати ИП.
В случае смерти работника
После подтверждения смерти сотрудника оформляют распоряжение о расторжении трудовых взаимоотношений.
Приказ датируют днем, когда документ, подтверждающий смерть сотрудника, поступил в организацию (в отдел кадров). Но при этом дата аннулирования трудового договора совпадает с датой смерти работника.
Для наглядности рассмотрим пример.
Сотрудник организации «Черемуха-123», Иванов Петр Алексеевич, умер 20 января 2018 г. Справка, подтверждающая факт смерти работника поступила в отдел кадров организации, где работал этот человек, 26 января 2018 г.
Соответственно, распоряжение об увольнении будет составлено с указанием даты поступления справки — 26 января 2018 г, а датой расторжения трудового сотрудничества будет официально считаться 20 января 2018 г.
В нужной графе (верхняя строка первой страницы документа) пишут номер, соответствующий данной записи. А дату, когда работник был уволен, указывают строчкой ниже.
Затем в графе, расположенной строкой ниже, подробно указывают причины расторжения с работником трудовой сделки по следующему образцу: «Расторжение официального договора с работником о трудовом взаимодействии выполнено по причине смерти сотрудника в соответствии с действующей законодательной базой Российской Федерации и регламентом, указанным в Трудовом кодексе РФ».
Данную запись официально подтверждают подписью представителя отдела кадров и печатью организации.
Ошибки при заполнении
Ошибочная запись в трудовой книжке в большинстве случаев без каких-либо последствий может быть заменена кадровиком на верную запись.
Например, представитель кадровой службы в графе, где необходимо указать образование сотрудника, непреднамеренно допустил ошибку, указав вместо высшего образования среднее, то в этом случае корректирование ошибки допустимо.
Необходимо шариковой ручкой (при заполнении нормативных документов запрещено использовать карандаш) аккуратно зачеркнуть ошибку, а вместо неверной записи в этой же графе следует написать правильную информацию об образовании сотрудника.
При этом на внутренней стороне задней обложки указывают информацию о допущенной и исправленной ошибке (номер страницы трудовой книжки, графа) и причины исправления. Затем сотрудник отдела кадров ставит подтверждающую исправление записи подпись и печать организации.
При допущении сотрудником кадровой службы такой ошибки, как пропущенное название организации в разделе «Сведения о работе», разрешено указать название компании строкой ниже в этом же разделе.
Так как в регламенте по заполнению данного документа нет четкой информации о последовательности записи этих данных, неправильная запись в таком виде не считается критической и не требует дополнительного подтверждения подписью при исправлении.
Если сотрудник отдела кадров не изменил запись в документе, подтверждающем реорганизацию предприятия, в течение 7 рабочих дней со дня внесения корректировок в ЕГРЮЛ, необходимо срочно исправить эту информацию. Требуется вписать нужный данные в графу, расположенную ниже строки с информацией об увольнении.
Затем исправленная запись заверяется подписью кадровика и печатью предприятия.
Правила исправления ошибок
Чтобы представителю кадровых органов избежать санкций и штрафных взысканий при исправлении ошибок, в строгом порядке потребуется соблюдение следующих правил:
- помарки и опечатки, включая ошибки, сделанные на титульном листе документа, разрешается только зачеркивать;
- внесение исправленных сведений вместо ошибочной или ложной информации требует подтверждения недействительности прежних сведений посредством подписи кадровика и печати организации.
При исправлении ошибок всегда прилагают доказательные документы.
