Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении производится в последний день работы сотрудника и выплачивается вместе с заработной платой. По российскому законодательству, работодатель обязан предоставлять свои рабочим ежегодный оплачиваемый период на срок 28 дней. В случае ухода с работы сотрудник имеет право получить оплату за дни отдыха, которые ему не были предоставлены.
Уйти в отпуск сотрудник может после 6 месяцев работы на предприятии. Компенсация рассчитывается в зависимости от того, при каких условиях увольняется работник. Вариантов расчета существует 3: увольнение сразу после отпуска, уход с выплатой компенсации и увольнение с использованием дней отдыха.
Расчет за неиспользованный отпуск
В том случае, когда работник уходит, не отгуляв положенный ему по закону период отдыха, компенсация должна быть определена при помощи умножения количества дней положенного отпуска на средний дневной заработок. Выплата должна быть сделана в день ухода работника. Сначала необходимо определить тот срок, который нужно компенсировать сотруднику. Это можно сделать, зная правило, согласно которому каждый месяц человеку положены 2,34 дня отпуска. Логика проста: 28 дней отпуска делятся на 12 месяцев. В своих рекомендательных письмах Министерство финансов РФ указывает, что при увольнении до 15 числа данный месяц не берется в расчет. После 15 числа месяц считается за целый.
Посчитав, сколько полных месяцев человек отработал со дня возвращения из последнего отпуска, будет понятно, за какой период должна быть выплачена компенсация. Можно переходить к расчету среднего заработка. Для этого сначала нужно посчитать отработанные дни. Взяв все табели учета рабочего времени за этот период, вычеркиваем все даты, когда сотрудник находился на больничном или пропускал работу по уважительной причине. После этого берем ведомости начисления заработной платы за аналогичный период. Из них мы складываем только те суммы, которые были выплачены за работу. В этот расчет не входят суммы пособий, компенсаций и любые выплаты фонда социального страхования.
Разделив полученную цифру выплат за определенный период работы на количество отработанных в этом периоде дней, мы получим средний дневной заработок. Далее результат необходимо умножить на количество дней, которое предприятие должно было предоставить сотруднику для отдыха. Оплата неиспользованного отпуска производится только в случае ухода с работы. Законодательство стоит на страже охраны труда и здоровья граждан, поэтому получить деньги вместо отдыха без увольнения невозможно. Такой вариант, как не пользоваться своим правом на отдых несколько лет, а потом уйти с предприятия и получить денежное возмещение, также невозможен. По закону, оплата компенсации может быть рассчитана только за 1 год.
Расчет отпускных при увольнении с уходом в отпуск
Некоторые сотрудники предпочитают уйти в отпуск с последующим увольнением. Чем может быть привлекательна такая ситуация? Компенсация в этом случае будет заменена отпускными выплатами. По сумме они равны. В этом случае днем увольнения из организации будет считаться дата выхода сотрудника на работу. Иногда такая ситуация выгодна сотруднику, так как в это время он может заниматься поиском новой работы. Начав работать у нового работодателя в первый день выхода из отпуска, он сможет сохранить непрерывность трудового стажа для пенсионного фонда. Для банков и других организаций стаж в этом случае будет считаться прерванным.
Работник может использовать свое право и написать заявление на увольнение, находясь на отдыхе. При этом отработка 2-х недель будет также включена в срок отпуска. В этой ситуации для оформления увольнения не нужно дожидаться выхода на работу. По истечении 2 недель сотрудника необходимо уволить, а за оставшиеся дни неиспользованного отпуска рассчитать ему компенсацию. Выплата расчета должна быть сделана в последний день работы. В этот же срок выдается трудовая книжка. Если работник пишет заявление на увольнение после отдыха, то в последний день работы предприятие обязано полностью рассчитаться с ним и отдать все необходимые документы.
По законодательству, оплату отдыха работодатель обязан выплатить работнику за 3 дня до отпуска. Если сотрудник уходит на отдых с последующим увольнением, то отпускные он должен получить за 3 дня, а полный расчет в последний рабочий день. Получить возмещение за отдых без увольнения нельзя, поэтому компенсация выплачивается в день увольнения.
Удержание из зарплаты работника за неотработанный отдых
Такое тоже возможно, если сотрудник отдыхал «авансом». На предприятиях нередко возникает ситуация, когда отпуска распределяются без учета отработанного времени. Иногда это связано с производственным процессом, иногда — с большим штатом организации. В любом случае бухгалтер, рассчитывающий количество дней компенсации, должен учесть все дни отпуска, положенные работнику, и сравнить их количество с уже использованными.
Если окажется, что работник отгулял отпуск, который еще не заработал, предприятие вправе удержать из его заработной платы сумму, полученную «авансом». Такое удержание является правом, но не обязанностью работодателя. Регламентируется оно таким количеством ограничений и условий, что в большинстве случаев этого никто не делает. Организации, которая уверена в правомерности удержания у сотрудника компенсации за излишне использованные дни, необходимо сделать точный расчет, не ущемляющий права работодателя. Для этого нужно определить количество дней, за которое будет производиться удержание.
При увольнении работника до 15 числа данный месяц не берется в расчет, при увольнении во второй половине месяц считается за целый. Количество отработанных месяцев делим на 2,34. Далее из количества дней использованного отпуска вычитаем полученное число. По законодательству, при удержании все округления делаются в пользу работника. Поэтому полученный результат нужно округлить с учетом интересов сотрудника до целого числа в меньшую сторону. Рассмотрим пример:
- сотрудник был в очередном отпуске все 28 дней;
- отработал он 9 месяцев;
- определяем период: 9*2,34=21,06;
- вычитаем из количества дней использованного отдыха эту цифру: 28-21,06=6,94;
- округляем в меньшую сторону до 6.
Теперь рассчитываем размер удержания путем умножения количества дней на средний дневной заработок. Полученную сумму удерживаем из заработной платы работника. При расчете величины среднего заработка важно учитывать следующие условия:
- для расчета удержания используется та же среднедневная зарплата, что и при начислении отпускных, выплаченных сотруднику за 3 дня;
- в том случае, когда количество дней отдыха, взятого «авансом», превышает срок отпуска, необходимо взять данные по расчету среднего из предыдущих отпускных;
- если в период нахождения сотрудника на отдыхе по предприятию повышались оклады, то компенсацию нужно умножить на коэффициент повышения.
Не забудьте вернуть сотруднику налог на доходы физических лиц, удержанный с него за отпускные выплаты. Если данный налог уже уплачен в бюджет, то работодатель возвращает работнику эту сумму из своих денег, а из налогового органа потом возмещает свои расходы.
Трудовое законодательство стоит на страже интересов работника и разрешает удерживать излишне оплаченные отпускные только в размере 20% от выплат при увольнении. При этом любые выплаты можно уменьшать на эту сумму, кроме социальных выплат. На практике организации не удерживают такого рода компенсации с сотрудников, так как арбитражные суды чаще занимают позицию физических лиц. Если работник захочет оспорить решение работодателя об удержании, то предприятию может дороже обойтись судебное разбирательство.
