Люди интересуются, как происходит замена отпуска денежной компенсацией. Каждый бухгалтер знает, что при увольнении дни отдыха, которые человек не отгулял, выплачиваются. Также можно получить денежную компенсацию за целый отпуск и продолжать работать. Но это осуществляется в исключительных случаях. Поэтому при подаче заявления работодатель имеет полное право отказать сотруднику.
Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?
Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, как правило, инициатива сотрудника. Работодатель должен четко знать круг лиц, кому запрещены выплаты вместо отпуска. Это:
- беременные женщины;
- лица до 18 лет;
- работники, бывшие под действием радиации Чернобыльской АЭС;
- люди, работающие с вредными веществами.
Но исключения бывают и здесь. Работнику Чернобыля осуществляется выплата за 7 календарных дней, не более. Но если трудящийся не попадает в этот список, то ему можно не отказывать в оплате неиспользованного дополнительного отпуска.
Сколько дней можно поставить работнику на замещение?
Трудовой Кодекс РФ не регламентирует определенное количество дней, предоставляемых работнику. Но и полностью отпуск заменять никто не имеет права. В 126 ст. части 1 ТК РФ, сказано, что замещение ежегодного оплачиваемого отдыха не должно превышать 28 дней. Администрацией составляется приказ о замене части отпуска денежной компенсацией. Таким образом, если рабочему предприятием предоставляется дополнительный отдых или удлиненный основной отпуск, то ему можно выплатить компенсацию.
Сотрудники, которым обязаны сделать удлиненный отпуск, и его протяженность:
- лица моложе 18 лет — 31 календарный день;
- инвалиды — 30 суток;
- люди, работающие в опасных условиях или с вредными веществами, — 7 суток;
- рабочие с отличающимся характером деятельности — срок определяет постановление ТК РФ;
- трудящиеся с ненормированным количеством рабочих часов — 3 суток;
- работники Крайнего Севера — 24 суток;
- люди, бывшие на ядерных испытаниях на Семипалатинском полигоне, — 14 суток.
- люди, бывшие под действием радиации при ликвидации последствий Чернобыльской аварии — 14 суток.
В случае если работники фирмы не попадают под вышеперечисленный перечень, то хозяин может добавить дни отдыха сам, он имеет на это право. Тогда можно будет говорить о случае замены отпуска денежной компенсацией.
Если произошла ситуация, что сотрудник не использовал ежегодный отпуск в одном году и перенес его на следующий, то заменить его деньгами он не сможет, т. к. этой процедуре подлежат только удлиненные отпуска.
Рассмотрим пример. На фирме работает сотрудник Соколов. Он устроился на работу 11.11.2014 г. 10.11.2015 г. он отгулял 21 сутки неиспользованного отпуска, а 10.11.2016 г. — еще 26. Итого у него в запасе остается еще 9 суток отдыха. Можно ли произвести замену? Нет. Деньги платят только тому работнику, у которого дней отдыха больше (хотя бы 31 сутки).
Порядок замены отпуска деньгами
Как осуществляется замещение работнику ежегодного отпуска определенным количеством денег? Замена отпуска компенсацией должна сопровождаться соответствующим заявлением от работника, занесением изменений в личное дело сотрудника, заменой отпуска в имеющемся графике.
Рассмотрим порядок замены подробнее:
Работник должен написать заявление с просьбой замены части отпуска деньгами. Законодательно форма заявления нигде не подтверждена, поэтому можно писать произвольное заявление на имя директора предприятия.- Предприниматель, в свою очередь, должен создать приказ о замене отпуска денежной компенсацией.
- Установленных правил по написанию приказов В ТК РФ тоже нет, поэтому можно составить его самостоятельно. Главное — указать ФИО работника, должность, количество дней отдыха, подлежащих замене. Основанием будет служить заявление сотрудника.
- Нужно ознакомить рабочего с приказом, чтобы он поставил личную подпись.
- В личную карточку работника тоже вносятся поправки после официального оформления приказа о замещении части отгула.
В графике отпусков нужно тоже внести изменения о замене на деньги. При этом указать количество дней отдыха и реквизиты приказа.
Посчитать, сколько примерно будет выплачено человеку, не использовавшему ежегодный оплачиваемый отгул, можно и самостоятельно. Для этого достаточно воспользоваться простыми формулами для расчета отпускных. Т. е. средний заработок за день нужно умножить на число календарных дней, подлежащих замене.
Порядок подсчета отпускных установлен ст. 139 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Итак, если подчиненный отработал расчетный период полностью, то сумма, которая есть, по факту делится на 12 и умножается на 29,3. 29,3 — среднее количество дней в расчетном месяце.
Если же человек уходил на ежегодный отдых или был на больничном, то математические алгоритмы немного усложняются. Ведь допускается, что человек мог отпроситься с работы по семейным обстоятельствам или были другие условия.
Итак, высчитывается количество полностью отработанных дней месяца и умножается на 29,3. Далее определяется количество неотработанных дней отдыха. Для этого нужно 29,3 разделить на количество дней в не полностью отработанном месяце и умножить на число отработанных календарных дней. Возможно, что таких месяцев будет несколько. В такой ситуации неотработанные дни считают по каждому месяцу. Затем вычисляется общее количество календарных дней со средним заработком. Для этого просто складывают отработанные и неотработанные дни. Наконец, рассчитывается средний заработок. Для этого общую сумму выплат делят на число календарных дней.
После всех манипуляций значение среднего заработка умножают на количество отпускных дней на замену и получают нужный результат.
Компенсацию лучше выплатить в ближайшие дни или с заработной платой, т. к. в ТК РФ не оговорены сроки выплаты.
Замещение дней учебного отпуска на денежный эквивалент запрещена.
Каковы условия приказа о предоставлении компенсации вместо отдыха? Оплата компенсации стандартного отдыха 28 дней запрещена, заменять можно только удлиненный отдых. Иначе руководитель будет платить штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей, а организация — от 30 до 50 тыс. рублей. Еще могут приостановить производство на 90 суток.
По правилам, компенсация работника является его заработком. Поэтому все надлежащие выплаты НДФЛ, ПФР и т. д. взимаются, как и при зарплате.
Увольняющийся сотрудник может использовать отдых в двух вариантах:
- уволиться с выплатой денежных средств за неиспользованные дни отдыха;
- уйти в отгул с последующим увольнением.
Исключение составляет увольнение по вине рабочего или по ст. ТК РФ.
Второй вариант не прописан в законодательных документах. Поэтому организация вправе отказать в просьбе сотруднику.
Для осуществления данного варианта увольняющийся сотрудник должен написать заявление об уходе на имя предприятия. Руководство должно поставить личную подпись с надписью «не возражаю». Но чаще всего в просьбах подобного рода отказывают во избежание неприятностей с проверками налоговой инспекции.
Число отпускных дней рассчитывают по дате устройства на работу. Если с момента трудоустройства прошло 5,5 или 11 месяцев, то количество суток равно 28. В остальных случаях расчет идет по специальным формулам.
Если работник не израсходовал свой ежегодный отдых в прошедшем году, то, соответственно, на нынешний год количество дней будет равно 56. При просьбе трудящегося выплатить часть отдыха в денежном эквиваленте руководитель вынужден будет отказать, т. к. количество дней в каждом году не превышает 28 суток. Поэтому в данной ситуации выход только один — отгулять отпуск. Каким образом разбить отдых на части, начальник и сотрудник определяют, договариваясь друг с другом.
