В большинстве случаев возникает необходимость составления делового документа, отражающего объективную оценку сложившихся жизненных обстоятельств. В требованиях типовых правил ведения деловой переписки предусмотрено, как написать объяснительную правильно, соблюдая структуру записки.
Как написать объяснительную
Виды объяснительных записок условно разделяют на сопровождающие и объясняющие ситуации.
Сопровождающая записка отражает информацию по пунктам отчета, проекта и составляется в печатной форме. Распространенная разновидность записки комментирует причины происшедших событий, фактов или поступков.
Рукописное подтверждение формируется сотрудниками на стандартном листе бумаги по требованию руководителя и касается отношений, возникающих в процессе деятельности в связи с внеплановой ситуацией и нарушением трудового законодательства.
Согласно кодексу, объяснение рассматривается как способ самозащиты, выступает составной частью привлечения сотрудника к ответственности за проступок.
Утвержденного единого бланка не разработано, поэтому при написании используется образец.
Чтобы исключить ошибки при написании объяснительной записки, в краткой форме в деловом стиле излагается информация от первого лица. Предложения выстраиваются в логической последовательности с соблюдением хронологии событий. В конце документа указывается дата, ставится подпись.
Информацию о том, как правильно написать объяснительную записку с указанием требуемой информации, содержит образец бланка. Структуру документа составляют:
реквизиты адресата;- название документа (вид);
- заголовок, отражающий ситуацию;
- текст;
- дата формирования;
- подпись с указанием фамилии, инициалов.
Чтобы правильно написать объяснительную начальнику структурного подразделения (учреждения), необходимо в содержательной части отразить объективную информацию о событиях, фактах.
Текстовая часть отражает описание сложившейся ситуации и личную позицию сотрудника в отношении последствий. В записке приводятся аргументы и доводы невиновности.
При возникновении конфликтной ситуации работник предприятия защищает себя, составляя документальное описание фактов. Объяснения способствуют объективной оценке руководством фактов для принятия справедливого решения по дисциплинарному взысканию.
Законодательством установлен срок подачи объяснительной записки в течение 2 рабочих дней. Чтобы предотвратить нарушение прав сотрудника, фиксируется отправная дата запроса работодателем объяснения ситуации в письменном виде.
Для правильного написания объяснительной по поводу прогула или опоздания на работу в документе указываются:
- наименование работодателя, адрес предприятия;
- фамилия, имя, отчество сотрудника, структурное подразделение;
- занимаемая должность;
- контактные данные.
Посредине фиксируется название записки.
В текстовой части указываются время, причина отсутствия на рабочем месте, прилагаются (при наличии) копии документов, подтверждающих уважительную причину отсутствия.
В записке проставляются дата, подпись.
Документ передается руководителю для рассмотрения и резолюции относительно дальнейших действий в отношении сотрудника. В случае дисциплинарного взыскания письменное объяснение прикладывается к делу как доказательство факта нарушения.
Записка в школу отличается адресатом, которым может выступать руководитель школы или класса, заведующий учебной частью. В этом случае объяснение предоставляется учеником, родителями.
В текстовой части подробно описываются обстоятельства, при которых возникла ситуация нарушения локальных правил учебного заведения.
Чтобы правильно написать объяснительную из-за отсутствия в школе по болезни, соблюдают структуру записки.
В начале документа указываются фамилия, инициалы классного руководителя ребенка, Ф. И. О. родителя, составляющего документ.
Под названием записки в тексте указывается причина отсутствия ученика. Внизу ставятся фамилия, инициалы родителя, дата и подпись.
Объяснительная записка на жалобу клиента содержит информацию о факте нарушения, принятых мерах по исправлению возникшей ситуации. Например, замечание учтено, представляет ценность для усовершенствования работы с клиентами, помогает контролировать отношение персонала к должностным обязанностям.
При травме на производстве или в быту необходимо правильно написать объяснительный документ, который выступает основанием для выплаты пособия, поэтому должен содержать обязательные данные:
реквизиты предприятия;- фамилия, инициалы бухгалтера, заявителя;
- описание обстоятельств получения травмы;
- информация о свидетелях ситуации;
- наименование медицинского учреждения, оказавшего первую помощь;
- дата и подпись.
Отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов подряд считается прогулом и приравнивается к нарушению дисциплины труда. При составлении документа сотрудник обязан сформулировать причину, по которой вынужденно прогулял рабочий день.
Чтобы правильно написать объяснительную об отсутствии на работе по семейным обстоятельствам, нужно учесть необходимость документального подтверждения факта отсутствия. Записка составляется на листе бумаги от руки с указанием реквизитов предприятия, личных данных сотрудника.
В центре пишется наименование, а в текстовой части нужно описать обстоятельства, которые предшествовали вынужденному отсутствию на рабочем месте. Работник вправе приложить дополнительное подтверждение его правоты (справки, билеты, уведомления).
Требованиями правил составления деловых документов предусмотрено, как правильно написать объяснительную в УФМС. Образец бланка содержит реквизиты, анкетные данные. Заполняется по требованию ФМС, предоставляет возможность указать уважительную причину, чтобы избежать штрафов, депортации из страны.
