При переводе в постоянное либо временное использование имущества другому гражданину (компании, фирме) составляется акт приема-передачи материальных ценностей по образцу простой формы.
Документ фиксирует переход активов, включает обязательную опись, при необходимости дополняется справками, закрепляющими права сторон соглашения и индивидуальные условия.
Акт приема-передачи материальных ценностей сотруднику
Активы предприятия требуют организации надлежащего контроля. Обеспечить надежность хозяйственных операций с материальными ценностями поможет внутренняя документация.
Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей требуется при полном либо частичном переводе вещей предприятия от одного сотрудника другому.
Документ позволяет зафиксировать временной отрезок передачи предметов другому лицу.
Прописываются в соглашении обязанности и права участников договора.
В акте указывается состав имущества, его качество, количество, подробные наименования.
Процедура необходима и при смене ответственных лиц на предприятиях.
Также акты составляются при продаже, аренде, переводе помещений под залог.
Преимущества бумажного подтверждения передачи — в снижении рисков при возможных судебных спорах, т. к. четко сформулировано количество, состояние имущества, подлежащего возврату.
Справка подтверждает право собственности и упрощает процесс учета ценностей.
Для крупных предприятий оформление имущественных актов помогает структурировать деятельность отделов, устанавливать ответственных за имущество специалистов, фиксировать качество ценных предметов в промежутки времени. Документ позволяет страховать компанию от несанкционированного использования принадлежащей собственности.
Для составления бланка можно взять пример акта приема-передачи материальных ценностей формы МХ-1 (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66), который оформляют при направлении на хранение вещей.
Порядок заполнения акта приема на хранение
Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет, поэтому предприятие может разрабатывать документ под задачи компании. Согласованный в фирме бланк, его назначение требуется утвердить во внутренних правилах распорядка.
При составлении формы требуется учитывать законодательно утвержденные обязательные реквизиты для всех первичных учетных документов.
Образец акта передачи материального имущества должен содержать требуемые пункты (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ): название (заголовок), дата оформления, утвержденный период хранения, порядковая нумерация акта.
Фиксируется в справке место ее подписания, реквизиты участников соглашения.
В акте необходимо указать ФИО лица, которое ответственно за оформление документа, и получателя, который берет на хранение имущество.
Такие же данные требуются и на лицо, передающее вещи.
В акте прописываются условия, в которых должны храниться предметы. К необходимой информации относится также идентификационный перечень вещей с названиями, подробными характеристиками, указанием единиц измерения, ценами, числом вещей для хранения.
Бланк акта приема-передачи материальных ценностей оформляют с учетом требований Госкомстата. Графы заполняются последовательно, с подробным описанием каждой позиции передаваемых ценностей.
Нормативы оформления документа: левый верхний угол отведен под указание места, в котором составляется соглашение, дату подписания размещают в верхнем правом углу, рядом ставят порядковый номер. В шапку бумаги требуется вписать полное название компании, которая передает ценности, а также данные о принимающей стороне.
Главная часть бланка состоит из таблицы с графами.
По стандартным правилам необходим следующий порядок оформления: в 1 строке указывается порядковый номер, во 2 — название вещи, в 3 — код изделия, в 4 — количество предметов.
Строка 5 отводится под стоимость 1 шт., а в 6 строчке указывается общая сумма передаваемых вещей.
Нижний блок документа заполняют реквизитами сторон соглашения. Левую часть стандартно занимают данные о передающей стороне, правую — сведения о получателе. Завершает оформление подпись ответственного лица, печать организации.
Специалисты отмечают нюансы, которые требуется соблюдать при оформлении. Замечания по передаваемому имуществу может вносить каждая сторона в специально выделенные графы. Требуется указать и тщательно описать имущество. Информацию необходимо заполнять разборчиво.
При составлении собственной формы нельзя изменять требования Госкомстата к оформлению подобных документов. Варьировать допустимо ширину строк, дополнить документ можно добавочными разъяснительными столбцами, строками. Разрешено подшивать дополнительные страницы к акту.
Если передаваемые материальные ценности имеют неисправности и дефекты, потребуется выделить отдельную строку для фиксации подтверждения отсутствия у получателя претензий. Для ценных вещей и товаров требуется тщательное описание, указание кода.
При необходимости можно заключить дополнительное соглашение с указанием срока действия документа, порядка переоформления бумаги после истечения периода ее действия.
