Главный документ для любого работника — трудовая книжка. Она хранит в себе все карьерные взлеты и падения: информацию о приемах на работу, увольнениях, переводах, награждениях и прочих фактах профессиональной деятельности сотрудника.
И если раньше работа в одной организации, да что уж там, на одной и той же должности в течение многих лет, не считалась зазорным, то сейчас все стремятся к карьерному росту и достижениям. И этот процесс не ограничивается работой в одном и том же месте.
Когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы для внесения сведений о выполняемой работе, сотрудник кадровой службы должен завести вкладыш.
Порядок ведения вкладыша аналогичен порядку ведения книжки, а соответственно, если перед кадровиком возникают вопросы: «Как заполнять вкладыш в трудовую книжку?» и «Кто должен покупать вкладыш?» на помощь придет инструкция по заполнению трудовых книжек.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
В организациях, которые принимают на работу на указанный в договоре срок и по его истечении расторгают трудовые договора, заведение вкладыша в трудовую книжку — процедура обязательная.
Вкладыш становится необходимым, когда один из разделов книжки подошел к концу.
Заведение вкладыша обусловлено Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» и «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков книжки и обеспечения ими работодателей».
Без книжки вкладыш считается недействительным.
Вкладышей в трудовой может быть несколько. При заведении каждого из них на первой странице книжки ставится штамп (или делается запись) «Выдан вкладыш» и проставляются его серия и номер.
Подшивают вкладыш нитками или в середине книжки, или в конце перед обложкой, или перед записями «Сведения о награждениях».
Законодательством не дано четких определений о том, в какую часть трудовой необходимо вшить вкладыш или какие нитки при этом нужно использовать.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Обложка для вкладышей изготавливается из плотного картона. Объем его составляет 36 страниц, а размеры 88 на 25 мм. Внутри он полностью повторяет трудовую, начиная с титульного листа и заканчивая графами. Нумерация во вкладыше в трудовую книжку продолжается с уже начатой нумерации трудовой.
Вкладыш почти всегда приобретается работодателем.
Организации часто заключают договора на приобретение вкладышей с лицензированными фирмами.
Несмотря на это, стоимость вкладыша, как и стоимость заведенной трудовой, может быть истребована с работника.
Сумма, которую будут требовать с работника, в этом случае не может превышать стоимость вкладыша.
Организация покупает бланк за свой счет в следующих случаях: порча вкладыша работодателем, человеческий фактор или утрата документа, в результате чрезвычайных ситуаций, таких как кража, землетрясение, наводнение, пожар.
В этом случае работнику должны восстановить его документы, а расходы на их восстановление работодатель должен будет взять на себя.
Вариантом приобретения может быть самостоятельная покупка бланка работником. В этом случае важным моментом будет являться актуальность вкладыша, его законность и действительность — его серия и номер должны соответствовать году выпуска.
Если организация-работодатель сама закупает бланки, то они хранятся у ответственного лица отдела кадров или в бухгалтерии. Купленные вкладыши должны передаваться работнику кадров, который занимается их заполнением, под расписку, после регистрации в приходно-кассовой книге.
Журнал учета трудовых книжек: правила сшивания 2017-2018
К хранению трудовых книжек и вкладышей предъявляются строгие требования в соответствии со ст.66 ТК РФ. За регистрацию в журнале учета трудовых книжек отвечают Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Чтобы нормы законодательства в отношении кадрового делопроизводства неукоснительно соблюдались, работодатели должны вести:
- Приходно-расходный журнал по учету бланков трудовой и приложений к ним. В нем отражаются операции с бланками.
- Журнал учета движения книжек сотрудников. Здесь происходит учет операций, связанных с приемом, увольнением и другими процессами деятельности организации.
Журналы имеют принятую в законодательном порядке форму, которую определяют приложения №2 и №3 к постановлению Министерства труда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69.
Разрешается изготовление журналов самостоятельно либо приобретение в специализированных магазинах.
По требованиям Правил журналы должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем организации и опечатаны пломбой.
Прошивается книга учета с помощью следующих инструментов: иголка, крепкие нитки, шило, клей, лист бумаги.
Порядок прошивки носит рекомендательный характер и описан в приказе Росархива от 23 декабря 2009 года №76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013, но в то же время является оптимальным для кадрового делопроизводства.
Оформляя журнал в соответствии с приложением №24 приказа №76, необходимо на заранее пронумерованных листах сделать проколы шилом в трех местах со стороны переплета.
Сквозь отверстия протянуть нитки и связать узлом. Сшив выводится на последний лист документа, заклеивается небольшим листком бумаги.
На этом листке необходимо указать, что сшито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то (количество листов документа). Рядом с печатью ставится подпись руководителя.
Главное отличие данного журнала учета от других учетных документов в кадровом делопроизводстве только в том, что на документе ставят сургучную печать или пломбу.
Пломба представляет собой небольшую металлическую пластинку и необходима для того, чтобы избежать подмены листов в документе.
В первую очередь она должна защищать от нежелательного воздействия, иметь индикацию вскрытия, возможность индивидуальной идентификации и разовое действие.
Для пломбирования подойдут любые устройства, отвечающие ГОСТ 31282-2004. Чтобы журнал учета был признан опломбированным, номер пломбы требуется вписать в соответствующую графу журнала.
Еще одним вариантом опечатывания сшива является сургучная печать. Для ее проставления можно обратиться в отделение почтовой связи. Так же организация может заказать свою печать и приобрести сургуч в магазине канцтоваров. Создание такой печати сопровождается двумя приказами.
Первый — утверждает макет печати и определяет ответственного сотрудника. Второй — издается когда печать изготовлена и определяет место ее хранения, сотрудников, имеющих к ней доступ, порядок использования и перечень документов, для которых разрешено ее использование.
Для того чтобы опечатать журнал сургучом, необходимо его расплавить, вылить на опечатываемую поверхность и дать немного остыть, приложить печать сильным нажатием и быстро убрать.
В случае если организация нарушает установленные правила, ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях установлены следующие штрафы:
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей;
- для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и иных лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без организации юридического лица — от 1 000 до 5 000 рублей.
За оформлением журнала учета закрепляются выбранные сотрудники. Приказом определяют ответственное лицо и замещающего его сотрудника. Если организация крупная, то ответственное лицо — начальник отдела кадров, в небольших организациях — бухгалтер.
Перед тем как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный сотрудник обязан принять по акту трудовые книжки сотрудников, бланки трудовых книжек и приложения к ним, удостовериться, что журнал учета ведется правильно.
