Человек, потерявший документы, не должен впадать в отчаяние. Скорее всего, потребуется приложить некоторые усилия и написать не одно заявление, но все-таки любой документ (в т. ч. и трудовую книжку) можно восстановить самостоятельно.
Вариантов потерять трудовую не может быть много, ведь документ хранится у работодателя в сейфе, а в руки работнику попадает только при увольнении. Тем не менее случаи утери бывают, и утраченные сведения о стаже необходимо восстанавливать.
Документы могут быть украдены, испорчены механически или утрачены при чрезвычайных обстоятельствах.
Чтобы быстро восстановить трудовую книжку (как утерянную, так и испорченную), работник должен немедленно оповестить администрацию предприятия, где трудоустроен, об утрате документа, написав заявление.
Дубликат выдается в течение двух недель.
Если документ утрачен по вине самого работодателя, то восстановление будет происходить согласно регламенту, прописанному в постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» (№225 от 16.04.2003 г.).
Однако чаще люди, допустившие халатность по отношению к документам, вынуждены пройти долгий путь по инстанциям.
Для восстановления данных о трудовом стаже в первую очередь необходимо обращаться к руководству предыдущих мест работы.
Это может делать и сам работник, и кадровая служба организации, где человек в этот момент трудится. Стаж будет подсчитываться на основании присланных в ответ на запросы справок, выписок из приказов (или копий), а также данных личных карточек.
Законодательно человек, оказавшийся без документов (по любым обстоятельствам), защищен. Утерявшему трудовую не могут отказать в трудоустройстве.
Если человек хочет, чтобы ему выдали дубликат с указанием данных о предыдущем опыте работы, то работодатель обязан оказать содействие.
На восстановление документа в такой ситуации законом отведен календарный месяц.
Поэтому работники отдела кадров обязаны не только подсказать, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, но и помочь с составлением запросов.
Содержание
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Если трудовая жизнь принятого работника началась после 2002 года, когда в РФ начала действовать система ОПС, то единственно верным решением для восстановления сведений о стаже будет обращение в ПФ РФ.
Чтобы получить сведения о предыдущем трудовом пути человека, работодатель может послать запрос в территориальное отделение Пенсионного фонда России.
Где бы гражданин ни работал в разные периоды своей жизни (в т. ч. по совместительству), сведения о его стаже и страховых взносах работодателей поступают в ПФР.
Каждый работодатель платит страховые взносы за наемных работников в социальные фонды, т. е. считается страхователем, а потому имеет право в любое время востребовать подобные сведения.
Из отчетов по персонифицированному учету, сданных организациями, учреждениями и предприятиями, и будут взяты запрашиваемые сведения.
Для того чтобы самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд, необходимы: СНИЛС, паспорт, а также напечатанное или написанное от руки понятным почерком заявление.
Данные по запросу будут получены через 10 дней, представляются сведения бесплатно.
Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано
Несколько сложнее будет восстановить сведения, если организация, в которой трудился человек прежде, ликвидирована, а данные о застрахованных лицах руководство расформированного предприятия в ПФР не подавало.
Времени на восстановление сведений может понадобиться больше, но и такая ситуация не считается безвыходной.
Для получения данных следует обращаться в архив.
Документы по личному составу в архиве действующих организаций хранятся 75 лет.
В государственный архив передаются документы по личному составу только ликвидированных организаций и предприятий государственной, смешанной и иных форм собственности.
Если после ликвидации головного предприятия или реорганизации остались филиалы или правопреемники, за сведениями надо обратиться туда. При отсутствии данных в архиве и у правопреемника придется, заручившись поддержкой свидетелей, обращаться с иском в суд. Для принятия решения судебные инстанции будут опираться на подтверждающие показания людей, работавших с истцом на ликвидированном предприятии.
Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия
Сведения об имеющемся у человека стаже восстановить проще всего, если есть ксерокопия документа.
Но юридической силой наделена будет только та копия, которая заверена нотариально или кадровой службой.
Право заверять копии документов есть не только у руководителя кадровой службы, но и у директора предприятия, а также у главного бухгалтера.
Копия, согласно которой могут быть перенесены сведения в оформляемый дубликат трудовой, должна содержать на каждой странице отметку «Копия верна», ФИО, подпись должностного лица и печать.
Основанием для переноса сведений в дубликат может служить и копия трудовой книжки, заверенная лишь на последней странице. Но такая копия должна быть сшита нитью, а выведенные на последнюю страницу концы нити — зафиксированы бланком с оттиском печати и указанием числа листов.
Если есть простая (никем не заверенная) копия, она тоже способна помочь. По имеющимся записям будет гораздо проще составлять запросы в архивы. Если указать наименования предприятий, даты и номера приказов о приеме и увольнении, точные периоды работы, то ответы будут получены быстрее.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
Время восстановления сведений о стаже работы через архив будет зависеть от числа мест, в которых человек трудился. Запрос в архив оформляется в виде заявления, которое составляется в свободной форме.
Чтобы получение ответа не затягивалось на неопределенный срок, желательно указать следующие данные в запросе:
- ФИО заявителя;
- название предприятия и период работы;
- описание проблемы и цель получения информации;
- адрес, телефон и другие контактные данные заявителя.
При точном указании года, месяца и дня начала и окончания работы на каждом предприятии срок выдачи справки может составить около 20 дней.
Услугу архивы предоставляют бесплатно.
